5 Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Tổ chức một sự kiện có thể là một cơ hội tuyệt vời để thu hút sự chú ý của công chúng, quảng bá thương hiệu hoặc tạo ra một không khí vui vẻ và đầy cảm xúc cho khách hàng hoặc nhân viên của bạn. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện, bạn cần phải có giấy phép tổ chức từ cơ quan chức năng. Trong bài viết này, Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam sẽ điểm qua 5 lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách an toàn và hiệu quả.
5 Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Thẩm quyền cấp phép
Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện này yêu cầu bạn cần biết ai là cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép tổ chức sự kiện tại địa phương của bạn. Đây có thể là phòng Văn hóa và Thể thao, phòng Kinh tế và Xây dựng hoặc Ủy ban Nhân dân địa phương. Bạn cần nộp đầy đủ các tài liệu và giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan này.
Cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép tổ chức sự kiện tại địa phương có thể khác nhau tùy theo quy định của từng địa phương. Tuy nhiên, thường thì các cơ quan chịu trách nhiệm này bao gồm:
- Phòng Văn hóa và Thể thao: Nếu sự kiện của bạn liên quan đến văn hóa, nghệ thuật, thể thao hoặc giải trí, phòng Văn hóa và Thể thao là cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
- Phòng Kinh tế và Xây dựng: Nếu sự kiện của bạn liên quan đến kinh tế, thương mại hoặc xây dựng, phòng Kinh tế và Xây dựng là cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
- Ủy ban Nhân dân địa phương: Ủy ban Nhân dân địa phương cũng có thể là cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép tổ chức sự kiện tại địa phương.
Để biết chính xác cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép tại địa phương của bạn, bạn có thể tham khảo thông tin trên website của Ủy ban Nhân dân địa phương hoặc liên hệ với phòng Văn hóa và Thể thao hoặc phòng Kinh tế và Xây dựng để được hướng dẫn.
Thời gian xin phép
Bạn phải đặc biệt chú ý đến lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện này. Vì sẽ có nhiều phát sinh mà bạn không thể nào lường trước được. Trong những lần đầu tiên, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm bạn mất nhiều thời gian hơn so với dự tính. Chính vì vậy, hãy luôn là người chủ động để đảm bảo nộp hồ sơ đúng thời hạn mà không bị thiếu sót.
Bên cạnh đó, thời gian nhận lại giấy phép cũng là điều bạn phải lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện. Ở những khu trung tâm hoặc những nơi mang tính chất chính trị, thời hạn cấp phép tổ chức sự kiện có thể sẽ kéo dài hơn so với những nơi khác.
Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn sau khi đã được cấp phép, bạn cần thông báo ngay cho cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép để được cập nhật và điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
Giấy tờ cần nộp – lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp cũng là lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện rất lớn khi xin cấp phép tổ chức sự kiện, có thể bao gồm:
- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao).
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng.
- Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
- Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
- Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, bản ghi lời bài hát (lyric) nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ.
- Sự kiện phải ghi rõ có bán vé hay không và nếu có thì cần nộp kèm maket vé bán.
- Với những chương trình biểu diễn có sự xuất hiện nghệ sĩ quốc tế; bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó.
- Nếu có chương trình có hoạt động rút thăm may mắn hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
- Nếu sự kiện của bạn là một giải đấu thì phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan tổ chức giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
Tất cả các giấy tờ đều cần đóng dấu giáp lai, ở nơi nhận ghi chú rõ là có nộp lưu chiểu. Nếu như bạn không lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện, việc chuẩn bị hồ sơ giấy tờ sẽ rất vất vả và tốn nhiều thời gian.
Mục đích của sự kiện
Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện tiếp theo mà mục đích của sự kiện đó. Khi cung cấp thông tin về mục đích của sự kiện, bạn cần phải đảm bảo rằng mục đích của sự kiện phù hợp với pháp luật và không vi phạm các quy định, chính sách và đạo đức của cộng đồng.
Bạn cũng nên lưu ý rằng mục đích của sự kiện có thể ảnh hưởng đến các quyết định của cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép, chẳng hạn như quyết định về địa điểm, thời gian và phạm vi của sự kiện. Do đó, cần phải cung cấp thông tin mục đích chính xác và chi tiết để giúp cho cơ quan chịu trách nhiệm cấp phép đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả. Đây là lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng.
An toàn và an ninh
An toàn và an ninh là lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện cuối cùng. Bạn cần đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách an toàn và an ninh. Bạn nên lên kế hoạch cho việc giám sát, phân phối cấp cứu và kiểm soát đám đông để đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người tham gia sự kiện.
Sau đây là một số lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện về đảm bảo an toàn và an ninh cho sự kiện của bạn:
- Lên kế hoạch tốt: Trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện bằng cách lên kế hoạch về các hoạt động cần thiết và thực hiện việc giám sát, phân phối cấp cứu và kiểm soát đám đông. Bạn nên xác định các vị trí quan trọng trong khu vực tổ chức và có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Sử dụng nhân viên an ninh chuyên nghiệp: Bạn nên thuê nhân viên an ninh chuyên nghiệp và có kinh nghiệm để giúp đảm bảo an toàn cho sự kiện của bạn. Họ có thể giám sát khu vực tổ chức, phân phối cấp cứu và kiểm soát đám đông hiệu quả hơn.
- Sử dụng hệ thống an ninh và giám sát: Bạn cần sử dụng các hệ thống an ninh và giám sát để giúp bạn phát hiện các vấn đề an ninh sớm và đưa ra giải pháp kịp thời. Điều này bao gồm việc sử dụng camera an ninh và các thiết bị giám sát khác để giúp bạn giám sát khu vực tổ chức sự kiện.
- Tổ chức huấn luyện về an toàn và an ninh cho nhân viên và khách tham dự: Bạn nên tổ chức huấn luyện về an toàn và an ninh cho nhân viên và khách tham dự để giúp họ biết cách hành động trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí và thể thao an toàn: Nếu sự kiện của bạn bao gồm các hoạt động vui chơi, giải trí hoặc thể thao, bạn cần đảm bảo rằng các hoạt động này được tổ chức một cách an toàn. Kiểm tra và đảm bảo rằng các trang thiết bị và địa điểm được sử dụng đáp ứng các yêu cầu về an toàn và an ninh là lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện.
Kết luận: Trên đây là năm lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện, bao gồm thẩm quyền cấp phép, thời gian xin phép, mục đích của sự kiện, giấy phép, an toàn và an ninh. Khi tuân thủ các lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện này, bạn sẽ tăng khả năng nhận được giấy phép tổ chức sự kiện của cơ quan chức năng và đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công, an toàn và hiệu quả. Ngoài ra, việc lên kế hoạch chi tiết và tập trung vào việc tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình một cách tốt nhất.
Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM
“Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp”
- Hotline: 0903.255.088
- Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
- Website: sukienngocnam.com.vn