Tổ chức sự kiện

7 bước để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thành công

02 Th3, 2023

Tác giả: Thuỳ Dương

Tổ chức hội thảo là một thuật ngữ quen thuộc đối với các doanh nghiệp bởi đây là một sự kiện quan trọng góp phần lớn trong việc thúc đẩy doanh số. Việc tổ chức hội thảo chuyên nghiệp giúp trao đổi thông tin, thu thập ý kiến của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Vậy nên việc tổ chức hội thảo đỏi hỏi tính chuyên nghiệp, có sự chuẩn bị kỹ càng để buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ. Hãy cùng Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam cùng tìm hiểu 7 bước để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp.

Tại sao cần tổ chức hội thảo?

Việc tổ chức hội thảo thường xuyên không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp mà còn là cách để các doanh nghiệp xây dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu. Đây cũng là một phương pháp marketing hiệu quả và kết nối được với nhiều khách hàng.

Từ các sự kiện tổ chức hội thảo giúp cho khách hàng trực tiếp được tiếp cận với sản phẩm và được giải đáp các khúc mắc tại hội thảo, chính vì thế sau mỗi buổi hội thảo các doanh nghiệp tăng được sự uy tín với các khách hàng của mình.

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo cũng là một cơ hội để doanh nghiệp trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Các video này được chiếu lặp đi lặp lại như quảng cáo và sẽ tác động đến nhận thức của khách mời, tạo ra cảm giác quen thuộc sau này, đây là cơ hội quảng bá sản phẩm rất tốt mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý.

Giải quyết các vấn đề tồn đọng cũng là mục đích của các doanh nghiệp khi tổ chức hội thảo. Các hội thảo này thường được tổ chức từ hai đến năm ngày liên tục bởi các vấn đề trong những cuộc hội thảo này thường là vấn đề nóng, cấp bách hoặc rất khó giải quyết.

Vì thế khi tổ chức hội thảo chuyên môn như thế này sẽ tốn thời gian để mọi người cùng thảo luận, thống nhất và đưa ra hướng giải quyết.

Các hình thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hiện nay

Hiện nay ngày càng phổ biến và đa dạng các hình thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Để làm tăng tính hấp dẫn và thu hút tới khách hàng tham gia, các doanh nghiệp có thể tham khảo các loại hình tổ chức hội thảo sau:

Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Workshop: Workshop là một hình thức tổ chức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
Hội thảo khoa học: Đây là hình thức tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Ngoài ra, tổ chức hội thảo chuyên nghiệp cũng thường được kết hợp với các hoạt động như kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ, tổ chức minigame, tiết mục văn nghệ,….

7 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thành công:

Để tổ chức hội thảo thành công cần có đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng

Đặt ra mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho hội thảo.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu để đưa ra thông điệp phù hợp và thu hút sự quan tâm của họ.

Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng

Bước 2: Lên kế hoạch cho hội thảo

Xác định ngân sách và tài trợ.
Đặt lịch và địa điểm cho hội thảo.
Chuẩn bị các tài liệu và trang thiết bị cần thiết.

Lên ý tưởng tổ chức hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị nội dung hội thảo

Chuẩn bị bài giảng và các chủ đề cần trình bày.
Chọn giảng viên và diễn giả phù hợp với chủ đề và đối tượng khách hàng mục tiêu.

Bước 4: Quảng bá và thu hút sự quan tâm của đối tượng khách hàng

Tạo trang web và đăng ký tham dự hội thảo trực tuyến.
Sử dụng mạng xã hội và email marketing để quảng bá cho hội thảo.

descubra o que e marketing e saiba como aplica lo em sua empresa 22120191332560

Quảng bá truyền thông cho hội thảo

Bước 5: Thực hiện hội thảo

Kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng trước khi bắt đầu.
Đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh các trục trặc không mong muốn trong suốt quá trình tổ chức.

Thực hiện hội thảo

Bước 6: Đánh giá và thu thập phản hồi

Tổ chức phiên hỏi đáp hoặc khảo sát để thu thập ý kiến và đánh giá từ khách hàng.
Xem xét kết quả và sử dụng phản hồi để cải thiện các hội thảo tương lai.

Bước 7: Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Theo dõi và đánh giá kết quả của hội thảo bằng các chỉ số khách quan như lượng đăng ký, tỷ lệ tham dự, doanh số tăng trưởng và đánh giá phản hồi từ khách hàng.
Dựa trên kết quả, đánh giá hiệu quả và xem xét cách cải thiện hội thảo để tăng cường tương tác với khách hàng.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tốt nhất

Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam chuyên cung cấp các dịch vụ và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, ekip Sự kiện Ngọc Nam đã hợp tác sản xuất nhiều sự kiện lớn nhỏ như Khai trương mở bán Vinhomes Ocean Park 1,2,3, Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của Samsung, Đêm tiệc Lavender by Chang,… Đội ngũ chúng tôi với tinh thần nhiệt huyết và tận tâm sẽ mang lại những sự kiện hoàn chỉnh và thành công.

Nếu quý khách đang gấp rút chuẩn bị tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp của mình, hãy để chúng tôi cùng đồng hành với bạn trong cả quá trình tổ chức và lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ nhất!

Last Updated on 25 Tháng ba, 2023 by Thuỳ Dương