7 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

Trong cuộc sống hiện đại, các sự kiện và tổ chức sự kiện luôn đối mặt với những rủi ro khó tránh khỏi. Mặc dù ta có lên kế hoạch và dự tính kỹ càng, nhưng vẫn có những rủi ro khi tổ chức sự kiện bất ngờ có thể xảy ra. Những tình huống này có thể mang lại kết quả tốt hoặc xấu, và chúng ta cần phải chuẩn bị cho chúng. Hãy cùng Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam tìm hiểu 7 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì

Dù rủi ro là điều không ai muốn nhưng nó luôn có thể xảy ra. Điều này đặc biệt đúng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và đối với các doanh nghiệp liên quan. Vì vậy, để có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này, ta cần phải biết rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì và phương án dự phòng cho các rủi ro đó như thế nào.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện

Rủi ro trong sự kiện là những tình huống bất ngờ hoặc không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện. Những rủi ro này có thể là các sự cố kỹ thuật, thiếu nguồn lực hoặc vật tư, thời tiết xấu, sự cố an ninh, vi phạm quy định và các yêu cầu pháp lý, thiếu tính linh hoạt và tương tác với khách hàng, hay các thay đổi không mong đợi trong lịch trình hoặc tiến độ tổ chức sự kiện.

Điều này có thể dẫn đến các vấn đề như hủy bỏ sự kiện, tổn thất tài chính và danh tiếng của tổ chức và sự không hài lòng của khách hàng. Vì vậy, việc phát hiện và chuẩn bị phương án dự phòng cho các rủi ro này là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Ngày càng đa dạng các thể loại sự kiện và việc tổ chức sự kiện đều khác nhau do tính chất và nội dung của những sự kiện đó. Vì vậy có những rủi ro bất chợt xảy ra theo cả hướng chủ quan và khách quan. Dưới đây là 7 rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện:

Rủi ro về tiến độ kế hoạch công việc

Khi tổ chức sự kiện, phần tiền sự kiện là giai đoạn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và lâu ngày. Cụ thể là những công việc như: lên concept tổ chức sự kiện, thiết kế backdrop, banner, liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện, chuẩn bị những vật dụng trang trí, đặt đồ, in ấn….

Nếu giai đoạn này, các bạn không tập trung và thực hiện nhanh chóng mà để “nước đến chân mới nhảy” thì rất dễ xảy ra rủi ro bạn không kịp chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết cho ngày diễn ra sự kiện.

Rủi ro về tiến độ kế hoạch công việc

Rủi ro về thời tiết

Đây cũng là nguyên nhân lớn ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức sự kiện. Nhất là với những sự kiện tổ chức ngoài trời, trường hợp xấu nhất xảy ra có thể khiến cho buổi sự kiện đó bị hoãn lại. Vì vậy cần xem trước thời tiết và đưa ra luôn phương án dự phòng cho sự kiện.

Rủi ro về thiết bị của sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta có thể đối mặt với những rủi ro về mặt kỹ thuật của các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, gây ảnh hưởng đến chương trình và đôi khi phải dừng lại. Điều này không chỉ làm mất đi mạch cảm xúc mà còn gây khó chịu cho khách tham dự.

Do đó, để giảm thiểu rủi ro này, chúng ta cần lưu ý đấu một tủ điện dự phòng để duy trì nguồn điện trong trường hợp mất điện đột ngột. Đối với hệ thống màn hình LED, cần sử dụng máy tính hoặc laptop đủ mạnh để tránh sự cố treo máy hoặc sập nguồn.

Hơn nữa, cần có sẵn các laptop dự phòng để xử lý các sự cố không mong muốn. Chúng ta cần chuẩn bị kỹ càng để đảm bảo sự thành công của sự kiện và tạo cho khách hàng một trải nghiệm tốt nhất.

Rủi ro về an toàn thiết bị tổ chức sự kiện

Các sự kiện đều cần những thiết bị chuyên nghiệp như sân khấu, đèn chiếu vậy nên nếu những thiết bị này không được lắp đặt một cách kỹ lưỡng có thể gây nguy hiểm cho những nhân sự trực tiếp làm việc với những thiết bị này hoặc đối với khách mời tham sự dự kiện.

Trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi mưa bão đến, rủi ro về an toàn sẽ càng dễ xảy ra và khó giải quyết hơn. Mặc dù chúng ta có những thiết bị đặc thù cho sự kiện outdoor, nhưng đường điện vẫn có nguy cơ gặp vấn đề khi gặp nước. Do đó, việc chuẩn bị sẵn bộ “te” là rất cần thiết để tránh bị điện giật.

Rủi ro về an toàn thiết bị tổ chức sự kiện

Bên cạnh đó, các thiết bị sản xuất trên sân khấu vẫn luôn mang đến nhiều nguy hiểm về an toàn, như sân khấu ở địa hình không bằng phẳng hoặc trên cát, dễ dẫn đến việc bị lún và gây sập sân khấu.

Do đó, cần phải gia công sản sân khấu thật chắc chắn. Sân khấu cao cũng là một nguy cơ về an toàn, khiến người di chuyển lên xuống dễ bị ngã. Vì vậy, việc gia cố thêm hành lang an toàn là cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân sự di chuyển trên sân khấu.

Rủi ro về an ninh

Với những sự kiện lớn có sự xuất hiện của những nhân vật có sức ảnh hưởng. Việc bị phấn khích đến từ khán giả là điều hoàn toàn xảy ra. Những khán giả “cuồng nhiệt” có thể làm mọi cách để được lại gần thần tượng của mình, hoặc có những khán giả có thể vì quá phấn khích mà ngất xỉu ngay tại sự kiện.

Vì vậy đội ngũ an ninh phải thật linh động, bao quát để có thể vừa bảo vệ an toàn cho khách mời, vừa đảm bảo an toàn cho khán giả cũng như là đảm bảo không có những trường hợp ngoài ý muốn xảy ra là ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

Rủi ro về an ninh

Rủi ro khi tổ chức sự kiện dành cho trẻ nhỏ

Trong các sự kiện có sự tham gia của trẻ em, việc đảm bảo an toàn cho chúng là điều cực kỳ quan trọng. Trẻ em thường rất tò mò và năng động, dễ dàng táy máy tay chân và gây ra tai nạn không đáng có.

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn cho trẻ em trong sự kiện, chúng ta cần thực hiện những hoạt động sau:

• Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc, đồng thời thông báo về các khu vực cấm đến và các mối nguy hiểm có thể gây ra tai nạn cho trẻ.
• Nhắc nhở các phụ huynh trông chừng con em mình một cách cẩn thận để tránh bị lạc hoặc gặp các tình huống nguy hiểm.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện dành cho trẻ nhỏ

• Các khu vực có nguồn điện cần được khoá lại và giám sát chặt chẽ để tránh các tai nạn liên quan đến điện.
• Các thiết bị kỹ thuật và khu vực trưng bày cần được đặt ở nơi xa tầm với của trẻ em, tránh để chúng tiếp cận và gây nguy hiểm cho mình.
• Xây dựng một số khu vực vui chơi, giải trí riêng cho trẻ em, giúp chúng có thể vui chơi thoải mái mà không lo bị đụng, va chạm với người lớn hoặc các vật dụng nguy hiểm.

Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Một trong những vấn đề quan trọng và có thể gây nguy hiểm trong các sự kiện là ngộ độc thực phẩm. Vấn đề này phụ thuộc phần lớn vào F&B (thực phẩm và đồ uống) được cung cấp.

Vì vậy, để đảm bảo chất lượng thực phẩm luôn tốt nhất, bạn nên chọn địa điểm tổ chức tiệc ở các nhà hàng cao cấp, khách sạn 4 – 5*. Nếu ngân sách hạn chế, hãy cử người giám sát và kiểm tra kỹ thực đơn trước khi phục vụ.

Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Ngoài ra, việc phục vụ thức ăn chậm hoặc đồ ăn bị nguội cũng là một vấn đề có thể xảy ra và gây khó chịu cho khách tham dự. Thời gian phục vụ cũng là một yếu tố quan trọng trong suốt sự kiện.

Do đó, để sự kiện diễn ra thành công, cần có các phương án dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh như kế hoạch trước với nhà cung cấp F&B, quy định rõ ràng thời gian phục vụ thức ăn và đảm bảo thực phẩm luôn đạt chuẩn, đồ ăn phải nóng và an toàn.

Cách khắc phục rủi ro xảy ra trong sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, rủi ro luôn là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công của sự kiện, cần có các phương án khắc phục để xử lý các rủi ro phát sinh. Dưới đây là một số cách để khắc phục rủi ro trong sự kiện:

1. Thiết kế kế hoạch dự phòng: Tổ chức sự kiện cần phải có một kế hoạch dự phòng chi tiết để xử lý các tình huống khẩn cấp, bao gồm cả kế hoạch phản ứng khẩn cấp trong trường hợp sự kiện không được triển khai theo kế hoạch ban đầu.
2. Đưa ra các phương án thay thế: Nếu có rủi ro xảy ra, cần phải có các phương án thay thế để thay thế cho kế hoạch ban đầu. Ví dụ, nếu thời tiết xấu, có thể cân nhắc sử dụng các phòng hội nghị trong nhà hoặc có mái che để tổ chức sự kiện.
3. Phân công trách nhiệm cho từng người: Mỗi người trong nhóm tổ chức sự kiện cần biết rõ trách nhiệm của mình và phải sẵn sàng xử lý các tình huống khẩn cấp nếu cần thiết.
4. Đào tạo cho nhân viên: Đào tạo nhân viên về các kỹ năng và kiến thức liên quan đến việc xử lý tình huống khẩn cấp trong sự kiện, bao gồm cả phương án sơ tán và cách thực hiện các cuộc di chuyển an toàn.
5. Sử dụng các công cụ và thiết bị hỗ trợ: Sử dụng các công cụ và thiết bị hỗ trợ, chẳng hạn như máy phát điện dự phòng, hệ thống an ninh và bảo vệ, cũng như các thiết bị y tế để xử lý các trường hợp khẩn cấp.

Cách khắc phục rủi ro xảy ra trong sự kiện

Những phương án này sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro và đảm bảo sự thành công của tổ chức sự kiện.

Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam

Với 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Vậy nên chúng tôi hoàn toàn bình tĩnh và phản ứng lập tức với các rủi ro có thể xảy ra trong một sự kiện.

Đến với dịch vụ tổ chức sự kiện của chúng tôi, quý khách hoàn toàn yên tâm với bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ và những trường hợp rủi ro khi tổ chức sự kiện chúng tôi luôn liệt kê ra và đưa ra luôn phương án dự phòng chắc chắn.

Ngoài việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, đơn vị Sự kiện Ngọc Nam còn chuyên cho thuê các thiết bị tổ chức sự kiện, cung cấp nhân sự tại các vị trí như: MC, vũ đoàn, ca sĩ, nhóm hài, PG,….

Liên hệ với chúng tôi qua hotline, website hoặc fanpage để được tư vấn chi tiết về dịch vụ và nhận nhiều ưu đãi. Chúng tôi rất vinh dự được đồng hành cùng bạn trong những sự kiện quan trọng sắp tới!