Bí kíp lên kế hoạch tổ chức team building thành công

Tổ chức team building sẽ giúp các thành viên có cơ hội được nghỉ ngơi, trải nghiệm và gắn kết đang là xu hướng thịnh hành của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Để làm nên một chương trình team building thành công cần rất nhiều yếu tố, thách thức người tổ chức phải luôn biết nắm bắt tâm lý thành viên và cập nhật xu thế mọi lúc mọi nơi.

Đặc biệt, xây dựng kế hoạch tổ chức team building khoa học, hợp lý, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Mùa hè đang tới rồi, bạn đã có kế hoạch tổ chức team building cụ thể cho tập thể mình chưa? Hãy cùng Công ty TNHH Dịch vụ và sự kiện Ngọc Nam (Sự kiện Ngọc Nam) tham khảo kế hoạch tổ chức team building để tổ chức được một sự kiện team  thành công ngay sau đây nhé!

Bí kíp lên kế hoạch tổ chức team building thành công

Với nhiều năm kinh nghiện trong việc tổ chức sự kiện team building, Ngọc Nam Event muốn chia sẻ với bạn những bí kíp để có thể tổ chức một buổi team building thành công. Bạn nên tham khảo những thông tin bên dưới để chuẩn bị tốt hơn cho hoạt động sắp tới của mình.

Bước 1: Xác định mục tiêu, giá trị của việc tổ chức team building

Chương trình team building không chỉ để tạo không khí vui vẻ mà còn là cơ hội để nâng cao trải nghiệm nhân viên của tổ chức. Từ đó, lãnh đạo có thể thành công đem giá trị mà mình muốn truyền tải tới với mọi người, duy trì phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Vì thế trước khi tổ chức team building cần trao đổi với lãnh đạo về mục tiêu cuối cùng của sự kiện để kế hoạch tổ chức team building sẽ gắn liền với mục tiêu đó.

Kế hoạch tổ chức team building

Bên cạnh đó, việc đặt tên chủ đề/slogan trong chương trình team building là hoạt động rất ý nghĩa. Vừa giúp truyền cảm hứng cho người tham gia, nêu được tinh thần nhóm và truyền tải những thông điệp ý nghĩa, sâu sắc mà đội nhóm muốn hướng đến.

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ gợi ý đến bạn những câu slogan team building vô cùng ý nghĩa sẽ đảm bảo những yếu tố sau:

• Thể hiện bản sắc văn hóa doanh nghiệp
• Thiết thực, gần gũi với công việc và cuộc sống nhân viên

Với việc xây dựng kế hoạch tổ chức team building theo những yếu tố này bạn sẽ có một chương trình team building ý nghĩa và đảm bảo truyền tải thông điệp của doanh nghiệp và tổ chức.

Một vài câu chủ đề/solgan team building hay:

• Làm hết sức – chơi hết mình
• Kết sức mạnh – nối thành công
• Đã làm phải chất – Đã chơi là phải nhất
• One Team – One Dream

Bước 2: Concept tổ chức team building – kế hoạch tổ chức team building

Concept tổ chức team building là một trong những phần rất quan trọng của mỗi chuowg trình team. Đây là yếu tố quyết định sự thu hút người tham gia, tạo nên màu sắc riêng cho chương trình và truyền tải được thông điệp của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

• Kế hoạch tổ chức team building theo concept “Biệt đội siêu anh hùng”: Chương trình được xây dựng bởi những trò chơi có concept siêu anh hùng vô cùng độc lạ và chất. Qua đó, giúp mỗi nhân viên trong doanh nghiệp có những giờ phút vui vẻ thư giãn. Đồng thời gắn kết tập thể, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, chung sức đồng lòng vượt qua thử thách cũng như công việc một cách sáng tạo.
• Kế hoạch tổ chức team building theo concept “Đã chơi là phải chất”: Các trò chơi sẽ được xây dựng một cách gay cấn, hài hước, sáng tạo để chất nhất có thể. Tạo cơ hội cho mỗi thành viên trải qua các hoạt động cùng với nhau và để lại những khoảnh khắc vui vẻ và cảm xúc khó quên.
• Kế hoạch tổ chức team building theo concept “Chúng ta là một gia đình”: Với mỗi thử thách trong concept này đều có ý nghĩa riêng và sự gắn kết trong công việc và cuộc sống. Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, thân thiết như những thành viên trong một gia đình.

Buớc 3: Xác định đối tượng tham gia và tìm hiểu tâm lý của thành viên – kế hoạch tổ chức team building

Sau khi đã có kế hoạch tổ chức team building theo một concept nhất định, việc nắm bắt đặc điểm nhân sự trong tập thể là rất cần thiết để thiết kế các hoạt động team building phù hợp. Thêm vào đó, tìm hiểu tâm lý của các thành viên thật kỹ để biết được nhu cầu cũng như mong muốn của họ, bạn sẽ có thể lên được một kế hoạch tổ chức team building hấp dẫn thu hút sự hưởng ứng tham gia của tất cả các thành viên.

Bước 4: Lên kế hoạch lựa chọn hình thức tổ chức team building – kế hoạch tổ chức team building

Hiện nay, có rất nhiều hình thức tổ chức team building khác nhau. Tuy nhiên, có 4 loại hình team building phổ biến và hiệu quả nhất phải kể đến là: Team building trong nhà, Team building ngoài trời, Team building huấn luyện và Du lịch team building.

1. Team building ngoài trời: Là hình thức tổ chức team building tại những địa điểm ngoài trời như: bãi biển, khu sinh thái, công viên,… Hoạt động này yêu cầu phải có kế hoạch tổ chức team building thật chi tiết bởi nó đòi hỏi sự đầu tư nhiều hơn so với tổ chức team building trong nhà, cụ thể như: di chuyển, vận chuyển đồ đạc và trang thiết bị, chi phí, lựa chọn các trò chơi,…
2. Team building trong nhà: Xây dựng kế hoạch tổ chức team building trong nhà thường được tổ chức ngay trong văn phòng công ty, nhà hàng, khách sạn, phòng hội nghị,… yêu cầu có kế hoạch tổ chức team building hấp dẫn các thành viên nhằm khuấy động không khí nơi làm việc. Ngoài ra, team building trong nhà được tổ chức kết hợp với các chương trình khác như hội nghị, hội thảo, khóa huấn luyện, du lịch MICE,…
3. Team building huấn luyện: Kế hoạc tổ chức team building theo hình thức này là chương trình huấn luyện đội ngũ nhân sự trong các công ty, doanh nghiệp được diễn ra kết hợp với kỷ luật của môi trường quân đội. Kế hoạch tổ chức team building này không chỉ giúp nhân viên rèn luyện sức khỏe, kỷ luật mà còn nâng cao các kỹ năng trong công việc, cuộc sống, kỹ năng sinh tồn.
4. Du lịch team building: Kế hoạch tổ chức team building này dần trở nên phổ biến, đây cũng được coi là hình thức tổ chức team building ngoài trời. Một chuyến du lịch, nghỉ dưỡng được lồng ghép với các trò chơi sôi động sẽ giúp gắn kết tập thể và khơi dậy sự sáng tạo trong công việc.

Bước 5: Dự trù ngân sách tổ chức – kế hoạch tổ chức team building

Dựa và kế hoạch tổ chức team building đến các bước xác định mục đích, concept, bạn cần rõ được ngân sách, xác định được quy mô chương trình mà mình sắp tổ chức như thế nào, xây dựng được bản dự trù kinh phí, bao gồm chi phí dụng cụ, chi phí dịch vụ ăn uống, ngủ nghỉ, đi lại và chi phí tổ chức chương trình. Bạn cần phải lên một kế hoạch dự trù chi phí phát sinh đề phòng các trường hợp phát sinh khoản phải chi không trong kịch bản.

Bạn nên làm một bản dự trù ngân sách chi tiết theo từng đầu mục từ phương tiện di chuyển, ăn ngủ nghỉ, truyền thông, chụp ảnh, quay phim tới standee, background, poster, gametools…

Bước 6: Lên kế hoạch về thời gian và địa điểm tổ chức – kế hoạch tổ chức team building

Khảo sát địa điểm cũng là khâu quan trọng trong xây dựng kế hoạch tổ chức team building. Đây là bước thực sự cần thiết với các đơn vị lần đầu tổ chức hoặc với những địa điểm mới chưa nhiều người biết. Trước khi lựa chọn được phương án cuối cùng thì những thông tin về dịch vụ đi kèm cũng cần được nắm rõ. Với những đoàn nghỉ dưỡng lớn có chuyến đi lâu ngày thì ngoài những yêu cầu về chỗ ở tiện nghi và thoải mái thì bạn cũng cần lưu tâm về dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, đi lại tại địa điểm.

Sau khi đã có địa điểm và ngày tổ chức cụ thể, việc tiếp theo là lên kế hoạch tổ chức team building về các vấn đề sau: nhanh chóng đặt dịch vụ, bao gồm: khách sạn, nhà hàng, khu vực tổ chức team building, xe vận chuyển,… Nhất là vào giai đoạn cao điểm như mùa hè từ tháng 4 đến tháng 8, nếu không đặt trước rất dễ dẫn đến tình trạng “cháy” dịch vụ, ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức càng khó khăn hơn. Việc đặt dịch vụ sớm cũng giúp tiết kiệm được chi phí và chủ động trong công tác chuẩn bị.

Tham khảo ngay: Top 7 địa điểm tổ chức team building ngoài trời tại Hà Nội

Bước 7: Xây dựng kế hoạch truyền thông trước chương trình – kế hoạch tổ chức team building

Lựa chọn địa điểm tổ chức team building

Team building không chỉ là dịp để doanh nghiệp, tổ chức của bạn nâng cao trải nghiệm nhân sự mà còn là cơ hội cho doanh nghiệp tăng hình ảnh thương hiệu, tạo thiện cảm, sự uy tín đến với đối tác và khách hàng.

Vì thế việc chuẩn bị đầy đủ thông điệp trong kế hoạch tổ chức team building là rất quan trong về phương diện: thiết bị, nội dung truyền thông để sự kiện team building này sẽ góp phần hoàn thiện chiến dịch truyền thông nội bộ thành công cho doanh nghiệp.

• Bên cạnh đó, bạn cũng cần có kế hoạch tổ chức team building trong lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để đưa thông điệp của bạn đến gần với đối tác, khách hàng. Các kênh truyền thông có thể bao gồm: bài viết trên trang web, mạng xã hội, video,…
• Về nội dung truyền thông: Bạn cần thiết kế nội dung truyền thông trong kế hoạch tổ chức team building này thật hấp dẫn và đầy đủ thông tin. Nội dung truyền thông gồm: thông tin về thời gian, địa điểm, mục đích và kết quả của chuyến team building.
• Cũng cần xác định người thực hiện truyền thông: Vị trí này đòi hỏi người thực hiện truyền thông phải chịu trách nhiệm cho kế hoạch thực hiện truyền thông.

Bước 8: Lựa chọn các trò chơi team building phù hợp – kế hoạch tổ chức team building

Lên kế hoạch tổ chức tam building không thể thiếu các trò chơi team building, và việc lựa chọn những trò chơi này không phải chuyện khó nhưng thách thức đặt ra cho người tổ chức là làm thế nào để các trò chơi, thử thách đặt ra phải luôn vui vẻ, sáng tạo và mới lạ bắt kịp xu hướng mà vẫn mang nhiều ý nghĩa thực tiễn, giúp gắn kết nhân sự.

Bạn có thể tham khảo kế hoạch tổ chức team building trong lựa chọn các trò chơi team building sau:

• Trò chơi “Chung một mục tiêu”

Đạo cụ game: 1 bàn tâng bóng, 1 trái bóng yoga, 1 chiếc rổ đựng bóng

Nhiệm vụ: Mỗi đội cử 1 thành viên cầm rổ đựng bóng đứng ở vạch tâng bóng và 8 thành viên cho một lượt di chuyển. Khi có hiệu lệnh bắt đầu, 8 người chơi từ vạch xuất phát cùng nhau cầm tay nắm nâng bàn tâng lên liên tục tâng bóng đến vị trí ghi bàn. Dừng tại vạch tâng bóng, cả đội khéo léo tâng bóng vào rổ. Lưu ý, trong quá trình di chuyển nếu làm rơi bóng thì phải quay lại vạch xuất phát.

Trong thời gian quy định, đội nào tâng được nhiều bóng vào rổ nhất sẽ giành chiến thắng và số điểm cao nhất trong trò chơi này.

• Trò chơi “cuộc đua sống còn”

Đạo cụ game: 1 con ngựa bằng phao hơi

Nhiệm vụ: Mỗi đội cử ra 2 thành viên ngồi trên lưng ngựa cho một lượt di chuyển. Khi có hiệu lệnh bắt đầu, người chơi phối hợp bật nhảy đưa ngựa từ vạch xuất phát đến đích. Tới đích, 1 thành viên ở lại, còn 1 thành viên ôm ngựa về cho nhóm tiếp theo.

Sau 5 phút thi đấu, đội nào đưa  được nhiều thành viên về đích nhất sẽ chiến thắng và có số điểm cao nhất trong trò chơi.

• Trò chơi “Tiến lên phía trước”

Trò chơi team builiding “Tiến lên phía trước”

Đạo cụ game: 1 đôi phao hơi

Nhiệm vụ: Mỗi lượt di chuyển cần có 5 thành viên. Khi nghe thấy hiệu lệnh bắt đầu, tất cả 5 thành viên phải cùng xỏ chân vào đôi hia hơi rồi phối hợp bước đều từ vạch xuất phát tới vạch đích. Tới đích 4 người ở lại, 1 thành viên ôm hia về cho nhóm tiếp theo, cứ lần lượt như thế cho đến khi tất cả các thành viên trong đội về đích.

Sau 5 phút, đội nào đưa được nhiều thành viên về đích nhất sẽ có số điểm cao nhất trong trò chơi.

Và nhiều những trò chơi team building hơn thế nữa, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm tại: Top 10 hoạt động team building phổ biến nhất.

Bước 9: Chuẩn bị hệ thống dụng cụ team building – kế hoạch tổ chức team building

Hầu hết các trò chơi team building đều cần đến dụng cụ hỗ trợ. Trò chơi sẽ rất khó thành công nếu dụng cụ hỗ trợ kém chất lượng, vậy nên ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức team building chi tiết các trò chơi và dụng cụ cần thiết để lên đầy đủ những thứ cần phải thuê.

Ban tổ chức cũng cần chủ động sắp xếp thời gian hoàn thành các khâu sắp xếp, chuẩn bị sân khấu, setup khu vực chơi để sẵn sàng chủ động cho lúc chương trình diễn ra.

Bước 10: Phân công nhiệm vụ cho người tổ chức – kế hoạch tổ chức team building

Chuẩn bị một kế hoạch tổ chức team building cần đến sự hỗ trợ của rất nhiều nhân sự. Ngay từ trong khâu lên kế hoạch tổ chức team building, bạn đã phải phân công chi tiết đầu việc cho từng người theo khối lượng phù hợp, bao gồm: nhân sự chuẩn bị nội dung, nhân sự chạy sự kiện, nhân sự chuẩn bị sân khấu, và người chơi.

Bước 11: Lên các phương án phòng tránh rủi ro – kế hoạch tổ chức team building

Chương trình của bạn được tổ chức thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn lên kịch bản phòng tránh rủi ro như thế nào. Đây cũng là bước mà rất nhiều người lên kế hoạch tổ chức team building bỏ qua, dẫn đến việc lúng túng khi có sự cố ập đến.

Đặc biệt khi có kế hoạch tổ chức team building ở ngoài trời, các rủi ro về thời tiết, địa điểm tổ chức là không thể tránh khỏi. Do vậy, bạn cần lưu ý lên các phương án phòng tránh đầy đủ và cẩn thận nhất bằng cách:

• Xem dự báo thời tiết trước ngày tổ chức, chuẩn bị sẵn địa điểm trong nhà như hội trường gần khu vực cư trú nếu đã đến nơi mà gặp phải thời tiết xấu
• Liên hệ trước đến địa điểm tổ chức team building, xin phép người quản lý để chắc chắn về việc được đồng ý tổ chức sự kiện
• Chuẩn bị sẵn các dụng cụ sơ cứu, cấp cứu cần thiết và nắm bắt được các địa điểm y tế gần khu vực tổ chức đề phòng trường hợp có sự cố

Bước 12: Xây dựng timeline, kịch bản tổ chức chương trình bám sát mục tiêu đặt ra của lãnh đạo – kế hoạch tổ chức team building

Trong kế hoạch tổ chức team building, việc xây dựn timeline và kịch bản nhằm bám sát mục tiêu mà tổ chức đã đưa ra là không thể thiếu. Bạn nên đảm bảo các yếu tố sau trong kế hoạch tổ chức team building của mình:

• Tập trung, check in chương trình.
• Khởi động và chia đội: giúp xóa tan rào cản giữa các thành viên, tạo những tiếp xúc đầu tiên, đưa mọi người xích lại gần nhau. Từ đó có thêm tinh thần, động lực cho những thử thách ở phía trước.
• Chụp ảnh flycam, nhảy flashmob tập thể: thể hiện niềm tự hào của mỗi cá nhân vào công ty, doanh nghiệp. Đây là những hình ảnh truyền thông đầy cảm hứng mà bạn có thể đưa vào nội dung truyền thông của mình.
• Tổ chức hoạt động team building: phần chính trong sự kiện gắn kết tập thể – khoảng thời gian các thành viên tích cực lăn xả tham gia các thử thách tập thể, gia tăng mối liên kết giữa từng cá nhân.
• Kết thúc chương trình, chia sẻ, tổng kết, trao quà: Các thành viên cùng tổng kết, vinh danh team về nhất cũng như chúc mừng tất cả mọi người đã cùng vui vẻ hết mình và có một khoảng thời gian vui vẻ.
• Gala Dinner: Một chương trình ý nghĩa và bùng nổ cảm xúc mà kế hoạch tổ chức team building mùa hè của tập thể bạn nên có, là khoảng thời gian mọi người ngồi lại bên nhau, cùng trò chuyện và chia sẻ cảm xúc.

Bước 13: Chạy chương trình theo kịch bản – kế hoạch tổ chức team building

Không khí của chương trình sẽ vô cùng sôi động nếu như có một MC biết cách dẫn dắt. Bạn nên tìm cho sự kiện của mình một người đáp ứng được điều đó.

Một điều vô cùng quan trọng, ban tổ chức cũng cần phải luôn đảm bảo cho tinh thần và sức khỏe của các thành viên.

Kết luận

Việc lên kế hoạch tổ chức team building đóng vai trò vô cùng quan trọng, sau khi có kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo thì tổ chức và doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được mục đích và lợi ích của buổi tổ chức team building.

Đến với Sự kiện Ngọc Nam, chúng tôi sẽ đồng hành, hỗ trợ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo từ A-Z. Sự kiện Ngọc Nam sẽ mang đến cho người chơi những trải nghiệm hấp dẫn nhất không giới hạn không gian và thời gian bất kể bạn đang ở đâu, địa hình như thế nào và ở bất cứ thời điểm nào.

Hỗ trợ bạn lên một kế hoạch tổ chức team building hấp dẫn với những trò chơi mới lạ bắt kịp xu thế, tối ưu các bước lên kế hoạch đồng thời giúp bạn tiết kiệm chi phí nhất có thể, trải nghiệm nhân sự và tính gắn kết tập thể sẽ được gia tăng mạnh mẽ sau sự kiện ý nghĩa này. Đặc biệt với Sự kiện Ngọc Nam, toàn bộ kế hoạch tổ chức team building sẽ được thiết kế dựa trên chính đặc trưng và văn hóa của tập thể, song song với việc lồng ghép các giá trị mà ban lãnh đạo muốn thành viên lĩnh hội khi tham gia.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline, website hoặc fanpage để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về dịch vụ và nhận báo giá. Chúng tôi rất muốn được đồng hành cùng bạn trong những sự kiện quan trọng sắp tới!

Last Updated on 22 Tháng tư, 2024 by admin

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

“Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp”

• Hotline: 0903.255.088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: sukienngocnam.com.vn