8 bước để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một ngành kinh doanh phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam trong những năm qua. Ngành này cung cấp dịch vụ tổ chức và quản lý các sự kiện với nhiều quy mô khác nhau, từ các sự kiện nhỏ như sinh nhật hay hội thảo cho tới các sự kiện lớn như liên hoan, triển lãm hay concert..

Thấu hiểu được nỗi lo của khách hàng khi khó xác định được các bước để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất, Công ty TNHH Dịch vụ & Sự kiện Ngọc Nam (Ngọc Nam Event) sẽ giới thiệu cho quý khách hàng 8 bước sau đây:

Tiến Hành Hoạt Động Nghiên Cứu (Bước Quan Trọng Nhất Trong Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện)

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau: Chủ đề chính của chương trình, mục tiêu tổ chức, thông điệp của sự kiện, đối tượng và số lượng khách mời tham dự, thời gian tổ chức, ngân sách dự kiến, sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ…

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Adidas Aeon Mall Hà Đông

Xây Dựng Chủ Đề Chính

Làm thế nào để tạo ý tưởng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Vinh danh trao thưởng của Karmel Group

Một Số Phương Thức Giúp Nhà Tổ Chức Sự Kiện Sớm Lấy Lại Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện

Không gian và thời gian: Tùy thuộc vào thói quen từng đối tượng: Có người cảm thấy việc một mình suy nghĩ các ý tưởng sẽ hiệu quả hơn. Tương tự nếu phần lớn mọi người phải có sức ép về tiến độ và thời gian mới đưa ra ý tưởng, thì có người phải thoải mái và thư giãn mới đưa ra được những ý tưởng hữu ích.

Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chuyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế.

Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó: Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…; Xác định thời gian tổ chức; Xác định chủ đề chương trình; Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ; Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác…

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm: nhân lực phục vụ sự kiện, thiết bị sử dụng trong sự kiện, phương thức vận chuyển, ngân sách sự kiến, dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

Kế hoạch tổ chức trò chơi team building 

Thực Hiện Kế Hoạch

Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Thuê nhân sự PG cho Roadshow Se A Bank

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Trong quá trình tiến hành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Bước này giúp cho việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời, Hoặc nếu trong quá trình thi công, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa ra phương án thay thế kịp thời

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Sự kiện Adidas đã diễn ra thành công tốt đẹp 

Mong rằng, những chia sẻ trên đây đã giúp khách hàng có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vô cùng hot trong thời gian gần đây. Ngọc Nam Event chúc quý khách hàng sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ!