Kỹ năng Sự kiện

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện

12 Th7, 2024
 Tác giả: Nguyễn Nhung

Tổ chức một sự kiện hoàn hảo không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo và tỉ mỉ trong kế hoạch mà còn cần biết cách quản lý và tối ưu hóa chi phí. Việc nắm bắt 5 bí kíp quan trọng dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại một sự kiện ấn tượng và thành công.

Bí kíp 1: Tối ưu hóa việc mời diễn giả nổi tiếng hay hoạt náo viên

Mời các diễn giả nổi tiếng hay hoạt náo viên là cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý và tăng giá trị cho sự kiện. Tuy nhiên, việc mời các ngôi sao có thể khá tốn kém.

Để tối ưu hóa chi phí, bạn có thể tìm kiếm những tài năng mới nhưng đầy triển vọng, mang lại sự tươi mới cho sự kiện mà không tốn quá nhiều chi phí. Bên cạnh đó, khai thác các mối quan hệ cá nhân hoặc công ty để mời các diễn giả hoặc hoạt náo viên với chi phí ưu đãi hoặc thậm chí miễn phí cũng là một cách hay. Đàm phán linh hoạt về thù lao của diễn giả, kết hợp với các lợi ích khác như quảng bá tên tuổi trên các kênh truyền thông của sự kiện cũng giúp tiết kiệm chi phí.

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện (5)

Bí kíp 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết là nền tảng quan trọng để quản lý tốt các nguồn lực và kiểm soát chi phí. Trước tiên, hãy xác định mục tiêu của sự kiện để tập trung vào những gì thực sự cần thiết và tránh lãng phí vào những chi tiết không quan trọng. Lên danh sách công việc rõ ràng, từ việc chọn địa điểm, mời khách mời, đến chuẩn bị trang thiết bị và dịch vụ phụ trợ, giúp bạn theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi cần. Thiết lập ngân sách cụ thể cho từng hạng mục để đảm bảo không vượt quá tổng chi phí dự kiến.

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện (4)

Bí kíp 3: Tìm kiếm nhà tài trợ

Tìm kiếm các nhà tài trợ là một chiến lược thông minh để chia sẻ chi phí tổ chức sự kiện. Đầu tiên, xác định các đối tác tiềm năng, chọn các công ty, thương hiệu có liên quan đến chủ đề của sự kiện và có cùng đối tượng khách hàng mục tiêu.

Chuẩn bị một đề xuất hợp tác chi tiết, nêu rõ lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận được khi hợp tác, như logo trên các ấn phẩm truyền thông, phát biểu trong sự kiện,… Sau đó, liên hệ và gặp gỡ trực tiếp với các đối tác tiềm năng để thảo luận và thuyết phục họ tham gia tài trợ. Duy trì quan hệ sau sự kiện bằng cách gửi lời cảm ơn và báo cáo kết quả sự kiện để mở đường cho các hợp tác trong tương lai.

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện (2)

Bí kíp 4: Luôn có kế hoạch B

Luôn chuẩn bị kế hoạch B để đối phó với các tình huống không lường trước như thời tiết xấu, khách mời đến trễ hoặc sự cố kỹ thuật. Dự phòng địa điểm bằng cách chuẩn bị sẵn một địa điểm trong nhà hoặc lều bạt nếu tổ chức ngoài trời. Lên danh sách các phương án thay thế cho từng hạng mục, như diễn giả dự phòng, nhà cung cấp thiết bị thay thế. Đảm bảo có kênh thông tin liên lạc nhanh chóng và hiệu quả để thông báo cho khách mời về bất kỳ thay đổi nào. Tạo một đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải quyết các sự cố ngay lập tức khi phát sinh.

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện (3)

 

Bí kíp 5: Dự trù chi phí phát sinh khi tổ chức sự kiện

Chi phí phát sinh là điều không thể tránh khỏi trong quá trình tổ chức sự kiện.

Để kiểm soát tốt chi phí, hãy liệt kê tất cả các hạng mục chi phí có thể phát sinh và thêm vào ngân sách của mình một khoản dự phòng. Theo dõi chi tiêu bằng cách ghi lại tất cả các khoản chi tiêu và so sánh với ngân sách dự kiến để điều chỉnh kịp thời. Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ để tránh các chi phí ẩn và hiểu rõ các khoản phạt nếu có thay đổi. Hỏi về các gói ưu đãi hoặc giảm giá khi đặt dịch vụ trong ngày thường hoặc ngoài mùa cao điểm để tiết kiệm chi phí.

5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện (1)

Kết luận

Tổ chức sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo và tỉ mỉ mà còn cần biết cách quản lý và tối ưu hóa chi phí. Bằng cách áp dụng những bí kíp trên, bạn sẽ có thể tổ chức một sự kiện ấn tượng và hiệu quả mà không cần lo lắng về vấn đề tài chính. Hãy bắt đầu áp dụng những bí kíp này và biến sự kiện của bạn trở thành một trải nghiệm đáng nhớ và hoàn hảo nhất!

Xem thêm: 8 Phần Mềm Quản Lý Dự Án Sự Kiện Miễn Phí Hiệu Quả

Liên hệ với Ngọc Nam Event qua hotline, website hoặc fanpage để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ để sự kiện của bạn được trở nên thành công và trọn vẹn hơn.

Đánh giá

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp