Checklist các chi phí tổ chức sự kiện mới nhất

Chi phí tổ chức sự kiện là một vấn đề rất quan trọng mà bạn cần phải quan tâm. Với nhiều yếu tố khác nhau như địa điểm, thiết kế, âm thanh và ánh sáng, giá cả có thể dao động rất lớn và đôi khi bạn sẽ cảm thấy khó khăn trong việc tính toán và quản lý chi phí.

Xác định chi phí tổ chức sự kiện là một bước chuẩn bị quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Chi phí tổ chức sự kiện sẽ quyết định ngân sách, từ đó ảnh hưởng tới mọi quyết định trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện đó, bao gồm cả việc lựa chọn địa điểm, mua trang thiết bị, lựa chọn concept,… Vì vậy, việc dự trù kinh phí hợp lý và chính xác nhất có thể là một trong những hoạt động mang tính quyết định trong việc tổ chức sự kiện.

Chi phí tổ chức sự kiện từ A đến Z

Để tính toán chính xác các hạng mục cần thiết để phù hợp với chi phí. Cùng Công ty TNHH Dịch vụ & Sự kiện Ngọc Nam (Ngọc Nam Event) tìm hiểu về 7 các hạng mục chi phí cơ bản có trong một quy trình tổ chức sự kiện nhé!

Chi phí tổ chức sự kiện khi thuê địa điểm

Thuê địa điểm tổ chức doanh nghiệp chuyên nghiệp hầu như sẽ mất phí 100%. Doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cần lập ngân sách cho địa điểm bao gồm các chi phí như:

Chi phí thuê địa điểm (phòng hội nghị, phòng họp, sân ngoài trời, …)

• Chi phí đặt cọc địa điểm
• Chi phí bảo hiểm
• Chi phí cho bãi đỗ xe, gửi xe ( nếu cần)

> Xem thêm: Thuê dịch vụ âm thanh, ánh sáng, sân khấu chuyên nghiệp tại Hà Nội

Chi phí tổ chức sự kiện tại khách sạn Intercontinental Hanoi

Chi phí các thiết bị trình chiếu âm thanh và ánh sáng

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng là một phần rất quan trọng của các sự kiện. Khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần dành một phần ngân sách cho các chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng. Các thiết bị này có thể là microphone, màn hình và máy chiếu, quyền truy cập mạng Internet, và các trang thiết bị chuyên nghiệp khác.

Cho thuê thiết bị sự kiện giá rẻ, chuyên nghiệp

Chi phí cho dịch vụ nhà hàng và đồ uống

Chi phí tổ chức sự kiện cho dịch vụ nhà hàng và đồ uống thường chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí. Việc lựa chọn dịch vụ nhà hàng và đồ uống phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Các chi phí liên quan đến dịch vụ nhà hàng bao gồm chi phí cho việc thuê bàn ghế, chén đĩa, thực đơn, chi phí cho đội ngũ phục vụ và chi phí cho việc trang trí không gian ăn uống. Đối với đồ uống, chi phí sẽ tùy thuộc vào loại thức uống và số lượng khách tham dự sự kiện.

Chi phí cho dịch vụ nhà hàng và đồ uống phụ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện

Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm phù hợp cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ nhà hàng và đồ uống. Những địa điểm có vị trí thuận lợi và tiện nghi sẽ có giá cả cao hơn so với những địa điểm khác.

Chi phí cho quảng cáo và tiếp thị

Chi phí cho quảng cáo và tiếp thị là một trong những chi phí quan trọng khi tổ chức sự kiện. Việc quảng bá sự kiện đúng cách sẽ giúp thu hút được đông đảo khách hàng tham gia, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và uy tín cho sự kiện của bạn.

Chi phí tổ chức sự kiện

Các chi phí liên quan đến quảng cáo và tiếp thị sự kiện bao gồm chi phí cho việc sản xuất poster, tờ rơi, biển bảng quảng cáo, chi phí cho dịch vụ in ấn và thiết kế đồ họa. Ngoài ra, bạn còn phải chi trả chi phí cho việc quảng bá trên các phương tiện truyền thông như tạp chí, báo, radio, truyền hình và các trang mạng xã hội.

Chi phí cho thiết bị và vật dụng trang trí

Trang trí sự kiện là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện. Chi phí cho thiết bị và vật dụng trang trí sự kiện phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu của sự kiện.

Chi phí tổ chức sự kiện cho thiết bị và vật dụng trang trí sự kiện bao gồm chi phí cho việc thuê bàn ghế, thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí hoa tươi, thiệp cưới, pháo hoa và các phụ kiện trang trí khác. Ngoài ra, bạn còn phải chi trả chi phí cho việc vận chuyển và lắp đặt thiết bị và vật dụng trang trí sự kiện.

Chi phí cho giấy tờ và giấy phép

Chi phí tổ chức sự kiện không thể thiếu phí giấy tờ và giấy phép. Theo quy định, tổ chức sự kiện dựa vào loại sự kiện mà đơn vị cấp phép cũng sẽ khác nhau, bao gồm: Thủ tướng Chính phủ; Sở Văn Hoá, Thể thao và Du lịch; Cục Bản Quyền; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông; Sở Thông tin và Truyền thông.

Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, cần cân nhắc kỹ xem thuộc loại nào để liên hệ xin cấp phép cho phù hợp. Cụ thể như các hội thảo, hội nghị quốc tế cần xin phép đơn vị cao nhất là Thủ tướng Chính phủ. Các show ca nhạc lớn, nhiều nghệ sĩ nổi tiếng biểu diễn cần xin phép từ Sở Văn Hoá, Thể thao và Du lịch.

Chi phí cho chương trình giải trí và giám sát an ninh

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí giúp điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả. Chi phí tổ chức sự kiện như các hoạt động giải trí doanh nghiệp cần trao đổi trước với nhà tổ chức sự kiện về kinh phí để chúng tôi tư vấn các phương án tốt nhất.

Trên đây, Ngọc Nam Event đã chia sẻ 7 chi phí tổ chức sự kiện cần thiết và cơ bản trong một kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm góp phần giúp doanh nghiệp nắm rõ về các hạng mục cũng như phí từ đó cân nhắc các chi phí tổ chức sự kiện để có một sự kiện thành công tốt đẹp với mức phí phù hợp.

Ngoài 7 hạng mục chi phí tổ chức sự kiện nêu trên nếu bạn còn biết thêm loại chi phí nào trong tổ chức sự kiện mà chúng tôi chưa nêu. Hãy liên hệ chúng tôi bổ sung để góp phần mang lại chất lượng về nội dung cũng như trải nghiệm tốt về kiến thức cho người đọc bạn nhé!

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

“Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp”

• Hotline: 0903.255.088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: sukienngocnam.com.vn