Cơ quan cấp phép hội nghị hội thảo quốc tế nhanh chóng thành công

Khi doanh nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, việc chuẩn bị nội dung chương trình và khách mời chỉ là một phần của công tác tổ chức. Trước khi chốt thời gian, địa điểm và triển khai truyền thông, doanh nghiệp cần rà soát yêu cầu về thủ tục để tránh phát sinh thay đổi vào sát ngày diễn ra. Một trong những vấn đề thường gây mất thời gian là xác định đúng đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Vì vậy, xác định cơ quan cấp phép hội nghị hội thảo quốc tế cần được thực hiện ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế là gì? Khi nào doanh nghiệp phải xin phép?

Theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, hội nghị, hội thảo quốc tế được xác định dựa trên đầy đủ các yếu tố về chương trình, diễn giả hoặc nội dung thảo luận, hình thức tổ chức và yếu tố nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “hội nghị” hay “hội thảo” để xác định có phải xin phép hay không.

Một chương trình thuộc phạm vi hội nghị, hội thảo quốc tế khi có đủ các yếu tố sau:

• Có chương trình: Chương trình cần xác định rõ nội dung, chủ đề và các hoạt động dự kiến.
• Có diễn giả hoặc thảo luận: Có người trình bày, báo cáo hoặc nội dung trao đổi, thảo luận tại chương trình.
• Có đầu cầu tổ chức tại Việt Nam: Có thể tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp và trực tuyến, nhưng phải có ít nhất một đầu cầu của ban tổ chức tại Việt Nam.
• Có ít nhất một yếu tố nước ngoài: Đây là điều kiện doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ. Yếu tố nước ngoài có thể là tổ chức nước ngoài chủ trì, đồng chủ trì hoặc phối hợp; cá nhân không có quốc tịch Việt Nam tham gia tổ chức; diễn giả, báo cáo viên hoặc đại biểu không có quốc tịch Việt Nam; đại diện theo pháp luật của tổ chức nước ngoài; hoặc có nguồn tài trợ từ nước ngoài.

Nếu chương trình đáp ứng đầy đủ điều kiện của hội nghị, hội thảo quốc tế, thuộc phạm vi điều chỉnh và không thuộc trường hợp được miễn hoặc loại trừ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin phép theo đúng thẩm quyền.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung chương trình trước khi lập hồ sơ. Quyết định 30/2026/QĐ-TTg quy định không tổ chức hội nghị, hội thảo có nội dung xâm phạm an ninh quốc gia, gây phương hại đến quan hệ đối ngoại, kích động bạo lực, phân biệt chủng tộc hoặc các nội dung bị cấm khác.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

2. Cơ quan cấp phép hội nghị hội thảo quốc tế được xác định như thế nào?

Xác định đúng cơ quan cấp phép hội nghị quốc tế và cơ quan cấp phép hội thảo quốc tế là bước cần thực hiện trước khi chuẩn bị hồ sơ. Theo Điều 5 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, thẩm quyền được xác định dựa trên cơ quan, tổ chức chủ trì và phạm vi quản lý.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang bộ có thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ và một số tổ chức Việt Nam thuộc phạm vi quản lý tương ứng. Thẩm quyền này có thể được phân cấp, trừ các trường hợp không được phân cấp theo khoản 4 Điều 5.

Vì vậy, nếu đơn vị tổ chức thuộc một bộ hoặc cơ quan ngang bộ, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan quản lý trực tiếp trước khi xác định nơi nộp hồ sơ.

Chủ tịch UBND cấp tỉnh

Chủ tịch UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép tổ chức, cho chủ trương đăng cai đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND cấp tỉnh; UBND cấp xã và một số nhóm tổ chức thuộc phạm vi địa phương. Một số thẩm quyền có thể được phân cấp cho cơ quan chuyên môn cấp tỉnh hoặc Chủ tịch UBND cấp xã theo quy định.

Đây là nhóm thẩm quyền doanh nghiệp cần kiểm tra khi chương trình thuộc phạm vi quản lý của địa phương.

Cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại cấp tỉnh

Cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền đối với một số tổ chức Việt Nam do địa phương cho phép thành lập hoặc cấp giấy đăng ký hoạt động; hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện hoạt động trong phạm vi địa phương; chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài được địa phương cho phép thành lập.

Trong thực tế, cơ quan này thường là cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại của địa phương; doanh nghiệp cần kiểm tra tên và đầu mối tiếp nhận hồ sơ cụ thể tại tỉnh, thành phố nơi thực hiện thủ tục.

Trường hợp không được phân cấp

Một số hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc trường hợp được phân cấp. Quy định này áp dụng đối với các chương trình có thành phần từ cấp Bộ trưởng trở lên hoặc có nội dung liên quan đến biên giới, lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, an ninh quốc gia, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người; nội dung về kiến nghị sửa đổi chính sách, pháp luật; hoặc tổ chức tại khu vực trọng điểm về quốc phòng, an ninh theo quy định.

Khi chưa đủ thông tin để xin phép

Trường hợp doanh nghiệp chưa đủ thông tin để lập hồ sơ xin phép nhưng cần xác định khả năng đăng cai, có thể xem xét thủ tục xin chủ trương đăng cai hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định.

Như vậy, không có một cơ quan duy nhất được gọi chung là cơ quan cấp phép hội nghị hội thảo quốc tế cho mọi trường hợp. Cần căn cứ vào chủ thể tổ chức, cơ quan quản lý, nội dung, thành phần và địa điểm để xác định đúng thẩm quyền.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc công ty nước ngoài phối hợp tổ chức chương trình tại Việt Nam, việc xác định thủ tục cần thực hiện sẽ phụ thuộc vào tính chất sự kiện, đơn vị chủ trì, nội dung và các yếu tố nước ngoài liên quan. Vì vậy, bên cạnh thủ tục dành cho hội nghị, hội thảo quốc tế, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu “thủ tục xin phép tổ chức sự kiện cho công ty nước ngoài” để xác định đúng yêu cầu pháp lý trước khi triển khai chương trình.

3. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gồm những gì?

Hồ sơ cần được chuẩn bị theo đúng chủ thể tổ chức và trường hợp cụ thể trước khi gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

Văn bản xin phép

Thành phần chính là văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg. Doanh nghiệp cần điền đúng thông tin về đơn vị tổ chức, chương trình và các nội dung liên quan để cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Văn bản phê duyệt chương trình, dự án

Nếu hội nghị, hội thảo là hoạt động thuộc một chương trình hoặc dự án đã được phê duyệt, hồ sơ cần có bản sao văn bản phê duyệt chương trình hoặc dự án theo quy định. Tài liệu này giúp xác định cơ sở tổ chức đối với những chương trình có liên quan đến dự án hoặc chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Văn bản xác nhận tư cách đơn vị tổ chức

Trường hợp tổ chức Việt Nam được cơ quan, tổ chức nước ngoài chưa được phép hoạt động tại Việt Nam thuê làm đơn vị tổ chức, cần có văn bản xác nhận tư cách được thuê làm đơn vị tổ chức. Nếu văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài, cần chuẩn bị bản dịch tiếng Việt theo yêu cầu của hồ sơ.

Hình thức và thời gian xử lý

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Thời hạn xử lý là không quá 09 ngày làm việc đối với trường hợp thông thường và không quá 15 ngày làm việc nếu cần lấy ý kiến cơ quan liên quan. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung trong 02 ngày làm việc và việc yêu cầu bổ sung được thực hiện một lần.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

4. Những rủi ro doanh nghiệp cần tránh khi xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Doanh nghiệp nên kiểm tra các lỗi sau trước khi nộp hồ sơ:

• Xác định sai cơ quan có thẩm quyền: Hồ sơ có thể phải chuyển hoặc thực hiện lại tại đúng cơ quan.
• Nộp hồ sơ quá sát ngày tổ chức: Nếu cần lấy ý kiến hoặc bổ sung tài liệu, tiến độ chương trình có thể bị ảnh hưởng.
• Hồ sơ chưa đầy đủ: Thiếu văn bản xin phép, tài liệu phê duyệt hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đơn vị tổ chức.
• Không rà soát nội dung chương trình: Các nội dung liên quan đến biên giới, lãnh thổ, chủ quyền, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc chính sách pháp luật cần được kiểm tra kỹ.
• Nhầm trường hợp miễn với trường hợp không thuộc phạm vi điều chỉnh: Hai trường hợp này không hoàn toàn giống nhau.
• Không thực hiện nghĩa vụ thông báo đối với trường hợp được miễn xin phép: Quyết định vẫn quy định các trường hợp miễn phải thông báo theo thời hạn và đầu mối tương ứng.
• Thay đổi nội dung sau khi được cho phép: Chương trình thực tế cần phù hợp với nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét.

5. Dịch vụ xin giấy phép hội nghị, hội thảo quốc tế trọn gói tại Ngọc Nam Event

Đối với doanh nghiệp lần đầu tổ chức chương trình có yếu tố nước ngoài, thủ tục xin phép thường phát sinh nhiều bước cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ. Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ xin giấy phép hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy trình trọn gói, phù hợp với từng chương trình cụ thể:

• Rà soát điều kiện tổ chức: Kiểm tra chủ thể tổ chức, nội dung, diễn giả, đại biểu, đối tác nước ngoài, nguồn kinh phí và hình thức tổ chức để xác định chương trình có thuộc diện phải xin phép hay không.
• Xác định thẩm quyền: Tư vấn cơ quan cấp phép hội nghị quốc tế, cơ quan cấp phép hội thảo quốc tế phù hợp với từng trường hợp, hạn chế tình trạng nộp hồ sơ sai nơi.
• Tư vấn thành phần hồ sơ: Xác định các tài liệu cần chuẩn bị như văn bản xin phép, tài liệu phê duyệt chương trình/dự án và giấy tờ liên quan đến đơn vị tổ chức.
• Soạn và hoàn thiện hồ sơ: Hỗ trợ chuẩn bị nội dung hồ sơ theo đúng mẫu, kiểm tra thông tin và rà soát các tài liệu trước khi thực hiện thủ tục.
• Theo dõi quá trình xử lý: Cập nhật tình trạng hồ sơ, phối hợp xử lý các yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ thông tin trong quá trình giải quyết.
• Hỗ trợ kiểm soát tiến độ: Tư vấn thời điểm thực hiện thủ tục phù hợp với lịch tổ chức, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp các hạng mục liên quan.

Dịch vụ hướng đến việc giảm thời gian doanh nghiệp phải tự tìm hiểu thủ tục, đồng thời hạn chế các lỗi hành chính có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức chương trình.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Thông tin liên hệ của Ngọc Nam Event:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: https://sukienngocnam.com.vn

Lời kết

Thủ tục tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cần được rà soát sớm để doanh nghiệp chủ động về hồ sơ, thời gian xử lý và kế hoạch chương trình. Việc xác định đúng cơ quan cấp phép hội nghị quốc tế, cơ quan cấp phép hội thảo quốc tế cũng giúp hạn chế tình trạng nộp sai nơi, phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ nhiều lần. Nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ trường hợp của mình cần thực hiện thủ tục như thế nào, hãy liên hệ Ngọc Nam Event để được tư vấn cụ thể. Ngọc Nam Event hỗ trợ rà soát thủ tục, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý.

Những câu hỏi liên quan: Cơ quan cấp phép hội nghị hội thảo quốc tế nhanh chóng thành công

1. Có thể nộp hồ sơ xin phép hội nghị, hội thảo quốc tế qua mạng không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo quy định.

2. Hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trực tuyến có phải xin phép không?

Có thể phải xin phép nếu chương trình đáp ứng đầy đủ điều kiện về hội nghị, hội thảo quốc tế và có ít nhất một đầu cầu ban tổ chức tại Việt Nam.

3. Doanh nghiệp có thể xin chủ trương đăng cai trước khi hoàn thiện hồ sơ không?

Có. Khi chưa đủ thông tin để lập hồ sơ xin phép nhưng cần xác định khả năng đăng cai, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xin chủ trương đăng cai.

4. Trường hợp được miễn xin phép có phải thực hiện thủ tục thông báo không?

Có. Một số trường hợp được miễn xin phép vẫn phải thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc đến cơ quan có thẩm quyền, Bộ Công an và UBND cấp tỉnh.

5. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp có được tự ý thay đổi nội dung chương trình không?

Doanh nghiệp cần bảo đảm chương trình thực tế phù hợp với nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét, tránh thay đổi làm phát sinh vấn đề về thủ tục.