Tổ chức sự kiện

Quy trình xin giấy phép tổ chức roadshow đi bộ/xe đạp/xe máy/ô tô – 3 bước cơ bản

16 Th3, 2023
 Tác giả: Trà My

Roadshow xe đạp/xe máy/ô tô là hoạt động quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp tới đông đảo khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, để tổ chức roadshow này, bạn cần phải có giấy phép của cơ quan chức năng. Trong bài viết này, Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam cung cấp đến bạn đọc quy trình xin giấy phép tổ chức roadshow xe đạp/xe máy/ô tô thật chi tiết.

Roadshow là gì?

Roadshow là hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố để quảng bá sản phẩm, thương hiệu trước số đông công chúng, đây là một trong những hình thức marketing được nhiều nhãn hàng ưa chuộng triển khai.

Roadshow xuất hiện từ khá lâu đời và vẫn được ưa chuộng cho đến ngày nay. Trong marketing hiện đại, Roadshow cũng được xếp vào kênh quảng cáo ngoài trời (OOH) và được ứng dụng với nhiều biến thể khác nhau nhằm phục vụ cho những mục tiêu truyền thông đa dạng của nhãn hàng.

roadshow o to 6

Roadshow thường xuất hiện trong các chiến dịch ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới, hoặc xây dựng nhận diện thương hiệu trong thời gian ngắn. Từ những thương hiệu hàng đầu thế giới cho đến những thương hiệu vừa và nhỏ đều có thể triển khai Roadshow với muôn vàn hình thức.

Dù sử dụng bất cứ phương tiện, hình thức thực hiện như thế nào, tất cả các đoàn roadshow diễu hành trên đường phố đều phải có giấy phép tổ chức Roadshow. Nếu không xin giấy phép tổ chức roadshow, đoàn kiểm tra có thể yêu cầu dừng lại toàn bộ hoạt động, tháo gỡ quảng cáo và xử phạt hành chính.

Do vậy mà bất cứ khi nào muốn triển khai roadshow quảng cáo, bạn chắc chắn không được quên về thủ tục pháp lý. So với các hình thức quảng cáo ngoài trời khác, việc xin giấy phép tổ chức roadshow sẽ có một số lưu ý riêng đặc biệt

Các hình thức tổ chức chạy Roadshow phổ biến tại Việt Nam

Roadshow tại Việt Nam hiện có các dạng chính là Roadshow diễu hành qua các tuyến đường (Roadshow có sử dụng phương tiện giao thông như xe đạp, xe máy, ô tô…), Roadshow trưng bày và trình diễn (Roadshow không sử dụng phương tiện giao thông).

Roadshow đi bộ (Human Billboard)

giấy phép tổ chức roadshow

Roadshow đi bộ

Là hình thức Roadshow náo động ngay tại chỗ, các PB, PG mặc đồng phục đứng ngay tại booth activation để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, phát tờ rơi, mẫu dùng thử… Thường được diễn ra tại các địa điểm đông ngươi, có thể sử dụng mascot, các vật phẩm sáng tạo hoặc các hoạt động hoạt náo (như nhảy sôi động, trò chơi tương tác) để kích thích sự chú ý của mọi người. PG, PG có thể di chuyển xung quanh nhưng thường không quá xa.

Roadshow xe đạp

giấy phép tổ chức Roadshow

Roadshow xe đạp

Roadshow xe đạp sử dụng dàn xe đạp số lượng lớn được trang trí ấn tượng bắt mắt, và cho lưu thông trên đường phố để trình diễn về sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức Roadshow xe đạp thường dễ dàng, tiện lợi hơn nên rất nhiều nhãn hàng ưa chuộng.

Roadshow xe máy

Roadshow xe máy được lựa chọn triển khai nhiều hơn vì khả năng di chuyển nhanh, mạnh và xa hơn so với Roadshow xe đạp. Hình thức quảng cáo Roadshow này thường dành cho những chiến dịch dài ngày, lưu thông qua nhiều cung đường để lan tỏa hình ảnh, thông điệp mạnh mẽ hơn.

Hiện nay có thêm hình thức mới khi dàn xe máy chạy Roadshow được gắn thêm biển hộp đèn hoặc màn hình LCD cỡ nhỏ ở sau đuôi xe. Sử dụng chính đội xe Grab Bike, Be Bike để tham gia chiến dịch, nên hình thức quảng cáo Roadshow xe máy được đánh giá cao về độ nhận diện thương hiệu và khả năng chiếu sáng đường phố trong đêm tối, thu hút sự chú ý của người đi đường.

Tổ Chức Sự Kiện Roadshow 14

Roadshow xe ô tô

Roadshow xe ô tô được triển khai bằng cách dán quảng cáo lên thân xe và cho diễu hành trên đường phố. Bao gồm Roadshow ô tô 4 chỗ, Roadshow ô tô 7 chỗ, Roadshow xe mui trần, xe tải… Roadshow ô tô hiệu quả ở chỗ mang theo banner quảng cáo cỡ lớn di động khắp mọi nẻo đường.

Dù sử dụng bất cứ phương tiện, hình thức thực hiện như thế nào, tất cả các đoàn roadshow diễu hành trên đường phố đều phải có giấy phép hoạt động. Nếu không xin giấy phép roadshow, đoàn kiểm tra có thể yêu cầu dừng lại toàn bộ hoạt động, tháo gỡ quảng cáo và xử phạt hành chính.

Roadshow Ô tô

Do vậy mà bất cứ khi nào muốn triển khai roadshow quảng cáo, bạn chắc chắn không được quên về thủ tục pháp lý. So với các hình thức quảng cáo ngoài trời khác, việc xin giấy phép roadshow sẽ có một số lưu ý riêng đặc biệt

Xin giấy phép tổ chức roadshow ở đâu?

Đơn vị duy nhất có thẩm quyền để cấp giấy phép tổ chức roadshow là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Tuy nhiên nếu bạn có ý định triển khai chiến dịch ở nhiều tỉnh thành khác nhau thì chỉ cần xin giấy phép roadshow ở một địa phương duy nhất. Sau đó bạn mang theo giấy phép nộp đến các tỉnh còn lại khi thực hiện là được.

Việc giảm bớt về thủ tục này giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể thời gian và công sức. Do vậy mà bạn không cần lo lắng quá nhiều khi muốn triển khai các chiến dịch trên diện rộng và đồng loạt nữa.

Quy trình xin giấy phép tổ chức roadshow

Bước 1: Xác định địa điểm và thời gian tổ chức roadshow

Trước khi xin giấy phép tổ chức Roadshow, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức roadshow. Điều này sẽ giúp cho việc xin giấy phép của bạn được dễ dàng hơn, vì bạn sẽ cung cấp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền các thông tin cần thiết.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức Roadshow

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức Roadshow. Bộ hồ sơ này gồm:

  • Mẫu đơn xin phép tổ chức roadshow: bạn có thể tìm kiếm và tải mẫu đơn này trên trang web của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân xin cấp giấy phép (bản sao).
  • 02 bản mẫu (ma-két) sản phẩm quảng cáo in màu, trên đó có chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức xin phép thực hiện quảng cáo.
  • Giấy tờ chứng minh về chất lượng của hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn và kỹ thuật theo quy định của pháp luật (bản sao).
Tổ chức sự kiện Roadshow

Tổ chức sự kiện Roadshow

  • Đối với quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trong lĩnh vực y tế phải có các loại giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền cấp tuỳ theo loại hàng hoá, dịch vụ đó là gì. Ví dụ: đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước phải có bản sao, bản công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá và phiếu tiếp nhận bản công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá.
  • Đối với các sản phẩm thuốc dùng cho người, vắc xin… cần phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ quảng cáo của các cơ quan thuộc Bộ Y tế…

Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ phê duyệt

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức roadshow đó cho cơ quan chức năng có thẩm quyền. Thời gian xử lý và phê duyệt đơn xin phép của cơ quan chức năng có thể khác nhau tùy theo từng địa phương.

giấy phép tổ chức roadshow

Các cách thức làm giấy phép tổ chức roadshow

Có nhiều cách để làm đơn xin giấy phép tổ chức roadshow, tuy nhiên các đơn xin này đều phải bao gồm các thông tin cơ bản như thông tin cá nhân/ doanh nghiệp, nội dung chi tiết về sự kiện roadshow, địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện, các giấy tờ chứng minh liên quan đến sản phẩm/dịch vụ cần quảng cáo.

Dưới đây là một số cách để làm đơn xin giấy phép tổ chức roadshow:

Làm đơn xin bằng tay

Bạn có thể viết tay hoặc in ra một mẫu đơn xin giấy phép tổ chức roadshow có sẵn, điền đầy đủ thông tin và gửi đến cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Làm đơn xin trực tuyến

Một số cơ quan chức năng có thể cho phép bạn gửi đơn xin giấy phép tổ chức roadshow trực tuyến thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến của họ. Bạn chỉ cần đăng nhập, điền đầy đủ thông tin và tải lên các giấy tờ liên quan.

roadshow xe dap 1 scaled

1

Làm đơn xin qua đại lý

Bạn có thể yêu cầu một đại lý làm giấy tờ và nộp đơn xin giấy phép tổ chức roadshow cho bạn. Tuy nhiên, bạn cần chắc chắn rằng đại lý này uy tín và có thể giúp bạn làm đơn xin đúng quy trình.

Tùy theo quy định của từng cơ quan chức năng mà cách thức làm đơn xin giấy phép tổ chức road show có thể khác nhau. Vì vậy, bạn nên tham khảo các hướng dẫn cụ thể từ cơ quan chức năng có thẩm quyền để có thể chuẩn bị đầy đủ và nộp đơn xin một cách chính xác và nhanh chóng.

Riêng với dịch vụ roadshow, ngoài giấy phép thì các phương tiện quảng cáo phải tuân thủ theo Luật giao thông đường bộ, quy định quảng cáo trên phương tiện giao thông tại Điều 32 Luật quảng cáo. Đặc biệt, bạn sẽ cần lobby trên tuyến đường mà đoàn xe chạy qua để chiến dịch được suôn sẻ hơn.

Kết luận

Việc xin giấy phép tổ chức roadshow là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức roadshow, chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức roadshow và nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng có thẩm quyền. Thời gian xử lý và phê duyệt đơn xin phép có thể khác nhau tùy theo từng địa phương. Việc tuân thủ quy trình này sẽ giúp bạn có được giấy phép tổ chức roadshow một cách hiệu quả và thuận lợi.

5/5 - (3 bình chọn)

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp