Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow – Thủ tục pháp lý bắt buộc trước khi thực hiện quảng cáo lưu động

Roadshow là hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố bằng hình thức diễu hành xe máy, ô tô, xe đạp hoặc đi bộ, thường đi kèm với băng rôn, đồng phục, âm thanh để thu hút sự chú ý. Tuy mang lại hiệu quả truyền thông cao, nhưng để triển khai hợp pháp, tổ chức cần xin giấy phép tổ chức sự kiện roadshow từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo trật tự an toàn giao thông, đúng quy định quảng cáo ngoài trời và tránh bị xử phạt hành chính. Việc xin giấy phép bao gồm nhiều bước như soạn hồ sơ, trình nội dung, lộ trình, phương tiện sử dụng… Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục xin giấy phép tổ chức roadshow để quá trình triển khai không gặp trở ngại pháp lý.

I. Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow là loại giấy tờ pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép cá nhân, doanh nghiệp thực hiện hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm dưới hình thức diễu hành lưu động. Các hoạt động roadshow thường có sự tham gia của nhiều người, phương tiện di chuyển theo đoàn trên đường phố, kết hợp với âm thanh, hình ảnh, băng rôn, trang phục quảng cáo để thu hút sự chú ý.

Do có yếu tố ảnh hưởng đến trật tự, an toàn giao thông và không gian công cộng, nên roadshow bắt buộc phải được cấp phép theo quy định pháp luật. Tùy theo địa điểm, quy mô và nội dung thực hiện, doanh nghiệp cần xin phép tại các cơ quan như Sở Văn hóa – Thể thao hoặc UBND quận/huyện sở tại. Việc tổ chức roadshow khi chưa được cấp phép sẽ bị xử phạt hành chính và đình chỉ hoạt động.

Gợi ý những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng tại Hà Nội

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

II. Khi nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện roadshow?

Để tổ chức một chương trình roadshow đúng luật, doanh nghiệp cần nắm rõ những trường hợp bắt buộc phải xin giấy phép trước khi triển khai. Dưới đây là các tình huống phổ biến yêu cầu bắt buộc làm thủ tục xin phép với cơ quan chức năng.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện roadshow cho hoạt động quảng cáo lưu động trên đường phố có sử dụng phương tiện

Nếu chương trình roadshow sử dụng xe máy, ô tô, xe bán tải hoặc các phương tiện di chuyển theo đoàn trên đường phố, thì bắt buộc phải xin giấy phép. Lý do là hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến trật tự giao thông, có thể gây ùn tắc hoặc tai nạn nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Dù di chuyển trong nội thành hay khu vực ngoại ô, các hoạt động quảng cáo gắn với phương tiện đều phải được sự cho phép từ cơ quan có thẩm quyền.

Thông thường, doanh nghiệp phải trình bày rõ loại phương tiện, lộ trình di chuyển, thời gian diễn ra và số lượng người tham gia. Nếu không có giấy phép, lực lượng chức năng có thể xử lý ngay tại chỗ và yêu cầu dừng chương trình.

Có sử dụng loa phát thanh, âm thanh, trang phục hoặc đạo cụ quảng cáo

Roadshow thường sử dụng loa di động để phát nhạc, phát nội dung quảng bá sản phẩm hoặc thu hút đám đông. Bên cạnh đó, người tham gia thường mặc đồng phục, sử dụng đạo cụ như cờ, bóng bay, băng rôn… để tạo hiệu ứng hình ảnh. Những yếu tố này đều thuộc nhóm hoạt động quảng cáo ngoài trời và có khả năng gây ảnh hưởng đến không gian công cộng, trật tự xã hội.

Vì vậy, khi có sử dụng các yếu tố âm thanh – hình ảnh nói trên, doanh nghiệp bắt buộc phải xin phép tại Sở Văn hóa – Thể thao hoặc UBND quận/huyện nơi tổ chức. Việc không xin phép trước có thể dẫn đến việc bị tịch thu phương tiện quảng cáo và xử phạt theo quy định.

Tổ chức tại địa điểm công cộng, khu vực đông người hoặc ảnh hưởng giao thông

Một trong những tiêu chí bắt buộc phải xin giấy phép là tổ chức roadshow tại khu vực công cộng như công viên, quảng trường, vỉa hè, tuyến đường đông người qua lại, ngã tư lớn… Những nơi này có nguy cơ ảnh hưởng cao đến sinh hoạt và an toàn giao thông nếu hoạt động diễn ra tự phát, không có sự kiểm soát từ chính quyền địa phương.

Ngay cả khi chỉ là điểm tập trung hoặc điểm kết thúc roadshow, việc chọn địa điểm công cộng cũng cần được thông báo và xin ý kiến phê duyệt. Ngoài ra, nếu chương trình kéo dài qua nhiều địa phương khác nhau, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin phép từng nơi có tổ chức hoạt động, không được chỉ xin một lần duy nhất.

Có sự xuất hiện của hình ảnh, thương hiệu, nội dung quảng bá sản phẩm

Mọi nội dung quảng bá thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ trên phương tiện diễu hành, đồng phục, băng rôn… đều thuộc phạm vi quản lý của pháp luật về quảng cáo. Do đó, bất kỳ roadshow nào có nội dung quảng cáo, dù chỉ là logo, hình ảnh thương hiệu, slogan… đều phải được thẩm định và cho phép bởi cơ quan quản lý văn hóa.

Doanh nghiệp cần nộp kèm bản thiết kế các nội dung quảng cáo dự kiến sử dụng trong hồ sơ xin phép. Nếu nội dung không đúng chuẩn, có dấu hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục, chính trị, tôn giáo… thì sẽ không được cấp phép.

Chương trình roadshow có quy mô lớn hoặc được tổ chức kéo dài nhiều ngày

Các chương trình roadshow kéo dài trên nhiều ngày, có lộ trình qua nhiều tuyến đường, sử dụng số lượng lớn người và phương tiện thì bắt buộc phải xin phép chi tiết. Lý do là quy mô lớn sẽ ảnh hưởng nhiều đến trật tự xã hội, và cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các lực lượng như công an, thanh tra giao thông, bảo vệ dân phố để đảm bảo an toàn.

Đối với các chương trình có yếu tố nghệ thuật biểu diễn hoặc hoạt động tập trung đông người theo khung giờ cụ thể, ngoài giấy phép roadshow, doanh nghiệp còn phải xin thêm các giấy phép liên quan như biểu diễn nghệ thuật, âm thanh công cộng tùy trường hợp.

Tổ chức sự kiện sinh nhật trọn gói, chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu tại Ngọc Nam Event

III. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện roadshow

Việc xin giấy phép tổ chức roadshow cần thực hiện theo đúng quy trình để tránh bị từ chối hoặc gây chậm tiến độ sự kiện. Dưới đây là các bước chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ từ đầu.

Chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện một cách đầy đủ, chi tiết

Trước khi nộp hồ sơ xin phép, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tổ chức cụ thể và rõ ràng. Kế hoạch này bao gồm: Mục đích sự kiện, nội dung chương trình, thời gian tổ chức, địa điểm cụ thể từng chặng, lộ trình di chuyển, số lượng người tham gia, loại phương tiện sử dụng, các yếu tố kèm theo như âm thanh, băng rôn, trang phục… Kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết thì khả năng được phê duyệt càng cao.

Việc chuẩn bị kế hoạch giúp cơ quan chức năng đánh giá mức độ ảnh hưởng của roadshow đến giao thông, trật tự và an toàn công cộng, từ đó có hướng xử lý và hỗ trợ phù hợp.

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện theo yêu cầu của cơ quan cấp phép

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện roadshow cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định. Cơ quan thụ lý thường yêu cầu các tài liệu gồm:

• Đơn xin phép tổ chức sự kiện (theo mẫu của cơ quan cấp phép).
• Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao y công chứng).
• Bản kế hoạch tổ chức roadshow chi tiết.
• Hình ảnh hoặc bản thiết kế các loại hình quảng cáo dự kiến sử dụng.
• Giấy ủy quyền, hợp đồng tổ chức (nếu thuê bên thứ ba).
• Văn bản cam kết đảm bảo an toàn, không gây ảnh hưởng đến cộng đồng.

Một số trường hợp cần thêm xác nhận của địa phương nơi tổ chức nếu là khu dân cư hoặc điểm công cộng đặc biệt.

Hồ sơ cần được đóng dấu và ký tên đúng pháp nhân đứng tên xin phép để đảm bảo tính pháp lý.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Nộp hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Tùy vào địa điểm tổ chức, cơ quan tiếp nhận có thể là:

• Sở Văn hóa và Thể thao (đối với chương trình tổ chức trên nhiều địa bàn quận/huyện);
• UBND quận/huyện hoặc Phòng Văn hóa – Thông tin nơi tổ chức nếu roadshow diễn ra trong phạm vi một địa phương cụ thể;
• Công an quận/huyện trong trường hợp có hoạt động ảnh hưởng đến an toàn giao thông hoặc cần điều phối lực lượng bảo vệ.
• Hồ sơ nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua dịch vụ công trực tuyến (nếu địa phương hỗ trợ).

Chờ xử lý và bổ sung hồ sơ nếu cần

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định và phản hồi trong thời gian từ 3 – 7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa nội dung cụ thể.

Trong thời gian này, doanh nghiệp cần giữ liên hệ thường xuyên để cập nhật tình trạng xử lý. Việc chậm bổ sung hồ sơ sẽ kéo dài thời gian cấp phép, ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức sự kiện.

Nhận giấy phép và triển khai theo đúng nội dung đã đăng ký

Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp nhận giấy phép trực tiếp tại cơ quan cấp phép. Giấy phép có ghi rõ thời gian, địa điểm, lộ trình, nội dung hoạt động được phép thực hiện.

Doanh nghiệp cần tổ chức đúng theo giấy phép đã cấp. Nếu có thay đổi về địa điểm, thời gian hoặc nội dung, bắt buộc phải thông báo lại để được điều chỉnh giấy phép. Trong quá trình tổ chức, cần tuân thủ đúng các cam kết về an toàn, trật tự và vệ sinh môi trường đã khai báo trong hồ sơ.

Tổ chức sự kiện xúc tiến thương mại – Cầu nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và thị trường

IV. Ngọc Nam Event – Cung cấp dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép roadshow chuyên nghiệp, nhanh chóng, uy tín

Việc xin giấy phép tổ chức roadshow đòi hỏi hiểu rõ quy định pháp luật, thủ tục hành chính và có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chức năng. Với những doanh nghiệp không có thời gian hoặc chưa từng thực hiện, việc tự xin phép có thể gặp khó khăn. Trong trường hợp này, lựa chọn dịch vụ hỗ trợ của đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.

Ngọc Nam Event là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép roadshow trên toàn quốc. Với nhiều năm kinh nghiệm thực tế, đội ngũ của Ngọc Nam Event luôn đảm bảo hồ sơ đầy đủ, xử lý nhanh gọn và đúng luật.

Ngọc Nam Event cung cấp:

• Tư vấn miễn phí các trường hợp cần xin phép roadshow và quy định tại từng địa phương.
• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ theo đúng mẫu chuẩn của cơ quan chức năng, tránh sai sót.
• Thiết kế nội dung quảng cáo đúng quy chuẩn để dễ được duyệt.
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan cấp phép.
• Theo dõi và cập nhật tiến trình xử lý hồ sơ, hỗ trợ bổ sung giấy tờ nếu có yêu cầu.
• Nhận giấy phép và bàn giao nhanh chóng cho khách hàng đúng thời hạn.
• Tư vấn tổ chức roadshow đúng quy định sau khi có giấy phép: địa điểm, âm thanh, nhân sự, truyền thông…
• Dịch vụ trọn gói tổ chức roadshow bao gồm nhân sự, đạo cụ, âm thanh, phương tiện, truyền thông – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ngọc Nam Event cam kết bảo mật thông tin khách hàng, đảm bảo đúng tiến độ, hỗ trợ tận tâm từ khâu tư vấn đến hoàn tất hồ sơ. Quy trình làm việc minh bạch, chi phí rõ ràng, có hợp đồng và hóa đơn đầy đủ.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Liên hệ Ngọc Nam Event để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: https://sukienngocnam.com.vn/

Lời kết

Việc tổ chức một chương trình roadshow hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng sáng tạo hay đội ngũ triển khai mà còn cần đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động quảng bá lưu động một cách hợp pháp, tránh rủi ro bị cơ quan chức năng xử lý vi phạm. Tùy từng địa phương, thủ tục xin phép có thể yêu cầu các giấy tờ và quy định riêng, do đó việc chuẩn bị kỹ hồ sơ và lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín là cần thiết. Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị chuyên xử lý giấy phép sự kiện để đảm bảo tiến độ. Có giấy phép đầy đủ, doanh nghiệp sẽ yên tâm triển khai roadshow đúng luật và hiệu quả. Liên hệ Ngọc Nam Event để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Những câu hỏi liên quan: Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow

1. Giấy phép tổ chức sự kiện roadshow là gì?

Là văn bản pháp lý do cơ quan chức năng cấp, cho phép tổ chức chương trình diễu hành, quảng bá thương hiệu trên đường phố.

2. Tổ chức roadshow có bắt buộc phải xin phép không?

Có. Bất kỳ hoạt động roadshow nào đi qua không gian công cộng, gây chú ý hoặc ảnh hưởng giao thông đều cần giấy phép từ cơ quan chức năng.

3. Xin giấy phép roadshow mất bao lâu?

Thông thường thời gian xử lý từ 3–7 ngày làm việc, tùy theo địa phương và mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ.

4. Hồ sơ xin phép roadshow gồm những gì?

Hồ sơ gồm: Đơn xin phép, kịch bản chương trình, bản đồ tuyến đường, danh sách phương tiện tham gia, giấy phép kinh doanh và giấy ủy quyền (nếu có).

5. Xin phép tổ chức roadshow ở đâu?

Tùy theo phạm vi di chuyển, bạn cần xin phép tại Sở Văn hóa – Thể thao, Công an giao thông và Ủy ban Nhân dân các quận/huyện liên quan.

6. Đơn vị nào hỗ trợ xin phép tổ chức roadshow trọn gói?

Ngọc Nam Event là đơn vị uy tín, chuyên hỗ trợ xin giấy phép tổ chức roadshow nhanh chóng, đầy đủ hồ sơ, đúng pháp lý.