Thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu và chi phí bao nhiêu?

Khi chuẩn bị một hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp thường phải lên kế hoạch trước cho địa điểm, khách mời, nội dung chương trình và thủ tục pháp lý. Nếu hồ sơ xin phép được chuẩn bị muộn hoặc thiếu giấy tờ, tiến độ sự kiện có thể bị ảnh hưởng, nhất là với chương trình đã chốt lịch diễn giả và đối tác quốc tế. Vì vậy, doanh nghiệp cần biết thời gian xử lý hồ sơ, khoản chi phí phải chuẩn bị và những trường hợp có thể phát sinh thêm thời gian. Vậy thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu và chi phí bao nhiêu? Theo dõi bài viết dưới đây của Ngọc Nam Event để tìm hiểu chi tiết!

1. Quy định về giấy phép khi tổ chức hội nghị quốc tế

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định chương trình có thuộc diện phải xin phép theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg hay không. Quy định này có hiệu lực từ ngày 24/7/2026 và thay thế Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

Hội nghị quốc tế nào thuộc diện xin phép?

Các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 30/2026/QĐ-TTg và không nằm trong nhóm được miễn thủ tục thì phải thực hiện thủ tục xin phép tổ chức. Doanh nghiệp cần kiểm tra chủ đề, thành phần tham dự, hình thức và mục đích của chương trình trước khi chuẩn bị hồ sơ. Đặc biệt, không nên mặc định cứ có người nước ngoài tham dự là phải xin giấy phép, bởi quy định mới loại trừ một số hoạt động cụ thể khỏi phạm vi điều chỉnh.

Những trường hợp được miễn thủ tục xin phép

Một số hội nghị, hội thảo quốc tế được miễn thủ tục xin phép, trong đó có trường hợp được miễn theo quy định pháp luật liên quan hoặc là hoạt động chính thức nằm trong đề án, chương trình, kế hoạch đón đoàn thăm, làm việc đã được cơ quan hành chính nhà nước phê duyệt và đã xác định các thông tin cần thiết về sự kiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trường hợp cụ thể thay vì thực hiện hồ sơ xin phép một cách máy móc.

Hồ sơ xin phép gồm những gì?

Đơn vị tổ chức chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định, trong đó có văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Tùy tính chất chương trình, hồ sơ có thể cần thêm văn bản xác nhận tư cách được thuê làm đơn vị tổ chức hoặc văn bản phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế yêu cầu bổ sung và tránh ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.

Nộp hồ sơ xin phép bằng hình thức nào?

Hồ sơ có thể được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền áp dụng hình thức này, hoặc nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính theo quy định. Khi hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc; việc yêu cầu bổ sung được thực hiện không quá 01 lần và thời gian bổ sung không quá 05 ngày làm việc.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

2. Thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo quốc tế

Thẩm quyền cấp phép không áp dụng chung cho một cơ quan mà được xác định dựa trên đơn vị tổ chức và phạm vi quản lý. Theo Điều 5 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ có thẩm quyền đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ và một số tổ chức, hội, quỹ hoạt động toàn quốc hoặc liên tỉnh theo lĩnh vực quản lý.

Ở cấp địa phương, Chủ tịch UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh và một số trường hợp thuộc cấp xã. Thẩm quyền này có thể được phân cấp theo quy định. Cơ quan chuyên môn phụ trách công tác đối ngoại thuộc UBND cấp tỉnh cũng có thẩm quyền đối với một số tổ chức Việt Nam, hội, quỹ hoạt động tại địa phương và chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.

Một số trường hợp không được phân cấp, như hội nghị có thành phần từ cấp Bộ trưởng trở lên hoặc có nội dung liên quan đến chủ quyền, an ninh, quốc phòng, quyền con người hay trực tiếp kiến nghị sửa đổi chính sách, pháp luật Việt Nam.

3. Thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu?

Thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu phụ thuộc vào việc hồ sơ có cần lấy ý kiến cơ quan, địa phương liên quan hay không. Theo thủ tục được công bố trên cơ sở Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, thời hạn giải quyết được chia thành hai trường hợp rõ ràng.

• Không quá 09 ngày làm việc: Áp dụng đối với trường hợp không cần lấy ý kiến cơ quan, địa phương liên quan.
• Không quá 15 ngày làm việc: Áp dụng đối với hội nghị, hội thảo cần lấy ý kiến cơ quan, địa phương liên quan.

Thời hạn này được tính từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, không phải từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu điều chỉnh, bổ sung trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc. Đơn vị tổ chức có tối đa 05 ngày làm việc để hoàn thiện theo yêu cầu.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ lấy mốc 09 hoặc 15 ngày để tính toàn bộ thời gian chuẩn bị. Nên dự phòng thêm thời gian hoàn thiện giấy tờ, dịch thuật và xử lý các yêu cầu phát sinh trước ngày tổ chức.

Nếu doanh nghiệp có vốn hoặc chủ thể nước ngoài đang chuẩn bị tổ chức sự kiện tại Việt Nam, ngoài giấy phép hội nghị quốc tế còn cần xem xét các thủ tục liên quan đến từng loại hình chương trình. Để hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết “Thủ tục xin phép tổ chức sự kiện cho công ty nước ngoài” để chủ động chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

4. Chi phí xin giấy phép hội nghị quốc tế bao nhiêu?

Theo thủ tục hành chính được công bố, chi phí xin giấy phép hội nghị quốc tế về phí và lệ phí nhà nước là không có. Nói cách khác, doanh nghiệp không phải nộp phí hoặc lệ phí hành chính cho cơ quan nhà nước khi thực hiện thủ tục này.

Tuy nhiên, tổng chi phí doanh nghiệp thực tế có thể phát sinh tùy cách chuẩn bị hồ sơ và nhu cầu hỗ trợ. Các khoản thường gặp gồm:

• Dịch thuật tài liệu: Phát sinh khi hồ sơ hoặc giấy tờ liên quan được lập bằng tiếng nước ngoài và cần bản dịch tiếng Việt.
• Công chứng, chứng thực: Có thể phát sinh đối với một số tài liệu, bản dịch cần thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ.
• Sao y, in ấn: Áp dụng khi doanh nghiệp lựa chọn chuẩn bị và nộp hồ sơ dưới dạng bản giấy.
• Chi phí bưu chính: Phát sinh nếu doanh nghiệp gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả bằng dịch vụ bưu chính thay vì thực hiện trực tuyến.
• Phí dịch vụ tư vấn: Đây là khoản doanh nghiệp trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ nếu thuê hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, soạn thảo, nộp và theo dõi thủ tục. Khoản này không phải phí hay lệ phí nhà nước.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

5. Có nên sử dụng dịch vụ xin giấy phép hội nghị quốc tế không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thực hiện nếu đã xác định đúng thủ tục, cơ quan có thẩm quyền và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, với hội nghị có nhiều khách mời nước ngoài, nội dung chuyên môn phức tạp hoặc thời gian chuẩn bị ngắn, việc tự xử lý có thể mất nhiều thời gian để kiểm tra từng yêu cầu.

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ phù hợp khi doanh nghiệp chưa xác định được sự kiện có thuộc diện xin phép, chưa rõ cơ quan tiếp nhận hoặc cần người theo dõi hồ sơ trong quá trình xử lý. Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ rà soát thông tin chương trình, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuẩn bị biểu mẫu và phối hợp xử lý khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu điều chỉnh.

Điểm quan trọng là dịch vụ không thay thế trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác của doanh nghiệp. Chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, diễn giả và các nội dung liên quan cần được cung cấp đầy đủ để hồ sơ được xây dựng đúng với chương trình thực tế.

6. Dịch vụ xin giấy phép hội nghị, hội thảo quốc tế trọn gói tại Ngọc Nam Event

Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép hội nghị, hội thảo quốc tế cho doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Thay vì tự tìm hiểu từng bước, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ từ khâu xác định thủ tục đến theo dõi quá trình xử lý hồ sơ. Dịch vụ tập trung vào các công việc thực tế:

• Tư vấn điều kiện và thủ tục: Kiểm tra tính chất chương trình, thành phần tham dự và xác định sự kiện có thuộc diện phải xin phép hay không.
• Xác định cơ quan có thẩm quyền: Hướng dẫn doanh nghiệp xác định nơi tiếp nhận hồ sơ dựa trên đơn vị tổ chức và phạm vi quản lý.
• Chuẩn bị hồ sơ: Hỗ trợ hoàn thiện văn bản xin phép và các tài liệu liên quan theo tính chất từng chương trình.
• Rà soát hồ sơ: Kiểm tra thông tin về chủ đề, thời gian, địa điểm, ban tổ chức, đơn vị phối hợp, diễn giả và thành phần đại biểu để hạn chế thiếu sót.
• Theo dõi thủ tục: Hỗ trợ theo dõi tình trạng xử lý và phối hợp khi phát sinh yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ.
• Tư vấn tiến độ: Giúp doanh nghiệp xây dựng thời gian chuẩn bị phù hợp với mốc tổ chức dự kiến, đặc biệt với chương trình có khách mời và diễn giả nước ngoài.

Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp cần tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, chương trình có yếu tố nước ngoài hoặc các sự kiện cần thực hiện thủ tục hành chính trước khi tổ chức. Ngọc Nam Event cũng hỗ trợ các thủ tục liên quan đến nhiều loại hình sự kiện khác như lễ khai trương, lễ khởi công, chương trình biểu diễn và sự kiện cộng đồng.

Doanh nghiệp có thể liên hệ Ngọc Nam Event để được kiểm tra trường hợp cụ thể và tư vấn phương án thực hiện phù hợp.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Thông tin liên hệ của Ngọc Nam Event:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: https://sukienngocnam.com.vn

Lời kết

Việc xác định chính xác thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu và chi phí bao nhiêu giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng timeline và ngân sách cho sự kiện, đồng thời hạn chế tình trạng phải điều chỉnh kế hoạch do hồ sơ chưa phù hợp. Nếu chưa rõ sự kiện của mình thuộc trường hợp nào, cần chuẩn bị giấy tờ gì hoặc thực hiện thủ tục tại đâu, Ngọc Nam Event có thể hỗ trợ kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể. Liên hệ Ngọc Nam Event để được tư vấn quy trình, chi phí phát sinh và phương án xin giấy phép phù hợp, giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ tổ chức ngay từ bước chuẩn bị.

Những câu hỏi liên quan: Thời gian xin giấy phép hội nghị quốc tế bao lâu

1. Thời hạn giải quyết hồ sơ có phụ thuộc vào quy mô hội nghị không?

Thời hạn giải quyết không được xác định trực tiếp theo quy mô hội nghị mà phụ thuộc vào tính chất hồ sơ và việc có cần lấy ý kiến cơ quan liên quan hay không.

2. Thời gian chuẩn bị hồ sơ có được tính vào thời hạn giải quyết không?

Không. Thời hạn giải quyết chỉ được tính từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, không bao gồm thời gian doanh nghiệp chuẩn bị và hoàn thiện giấy tờ.

3. Cơ quan được lấy ý kiến có bao lâu để phản hồi?

Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị.

4. Doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra tiến độ hồ sơ không?

Có. Doanh nghiệp nên theo dõi tình trạng hồ sơ qua phương thức đã nộp và chủ động phối hợp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.

5. Nên chuẩn bị hồ sơ trước ngày tổ chức hội nghị bao lâu?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm hơn thời hạn xử lý chính thức để có thời gian hoàn thiện giấy tờ, dịch thuật và xử lý các yêu cầu phát sinh.