Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện – 5 điều cần biết

Xin giấy phép tổ chức sự kiện ở đâu theo quy định hiện nay? Chúng ta đều biết tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích quảng bá thông tin, tiếp cận gần hơn đến công chúng. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Giới thiệu Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam (Ngọc Nam Event). 

Tại sao cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là một thực hiện quy trình pháp lý. Khi đã có giấy phép, tổ chức sự kiện sẽ được đánh giá là hợp pháp và chuẩn bị cho tất cả các trường hợp có thể xảy ra trong suốt sự kiện.

Đồng thời, xin giấy phép tổ chức sự kiện còn là một cơ hội để sự kiện của bạn được quảng bá và quan tâm bởi các bên liên quan, từ người tham dự đến các nhà tài trợ và đối tác.

Việc có giấy phép sẽ giúp bạn tránh được các trường hợp mơ hồ để đảm bảo an toàn cho khách hàng. Một sự kiện không có giấy phép là điều rất nguy hiểm và có thể bị cơ quan chức năng xử lý vì vi phạm pháp luật.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là thực hiện pháp lý

Chúng ta không thể bỏ qua việc phải chuẩn bị tất cả các thử thách có thể xảy ra trong suốt sự kiện. Việc có xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ giúp chủ nhân của sự kiện được chuẩn bị tốt hơn cho tất cả các trường hợp có thể xảy ra.

Một sự kiện lớn không có giấy phép có thể gây ra rất nhiều ảnh hưởng xấu cho các tầng lớp xã hội. Việc quy định về sự kiện và yêu cầu giấy phép là một cách đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện còn giúp đảm bảo rằng sự kiện được thực hiện đúng theo quy trình và quy đinh của luật pháp. Việc này giúp ta tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình tổ chức sự kiện.

Không chỉ vậy, việc có giấy phép còn giúp ta thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Điều này là rất quan trọng đối với những người làm trong ngành sự kiện, đặc biệt là đối với các khách hàng và nhà tài trợ.

Nếu bạn không có giấy phép tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải chấp nhận những hậu quả nghiêm trọng như vi phạm pháp luật, bị phạt tiền

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ đủ hồ sơ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng phương thức này).
• Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng phương thức này).

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

Bước 4: Nhận kết quả

Đến ngày hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do.

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Theo quy định hiện nay, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:

• Văn bản xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin giấy phép tổ chức sự kiện phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
• Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện.
• Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
• Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).

Tuy nhiên, với các lĩnh vực thuộc cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm một số loại giấy tờ phù hợp khác:

Tổ chức họp báo

• Đơn xin phép tổ chức họp báo;
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức (02 bản sao chứng thực);
• Tài liệu về nội dung, mục đích họp báo, giấy phép biểu diễn, quà tặng khuyến mãi…).
• Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức họp báo tổng kết hoạt động kinh doanh năm tài chính 2019 của Công ty Honda Vietnam

Tổ chức buổi biểu diễn ca nhạc

• Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn, có tổ chức bán vé không;
• Bản sao công chứng giấy phép hoạt động;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
• Bản ghi lời bài hát;
• Tài liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn.
• Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức trình diễn thời trang

• Giấy phép xin tổ chức trình diễn thời trang;
• Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;
• Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;
• Tổ chức phúc khảo được tổ chức trước ít nhất 5 ngày trước khi tổ chức trình diễn thời trang.

Tổ chức trình diễn thời trang cần xin giấy phép của Bộ văn hóa thể thao và Du lịch

Thẩm quyền thuộc Bộ văn hóa thể thao và Du lịch đối với đoàn nghệ thuật đó thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài vào biểu diễn theo hệ hợp tác giữa Việt Nam và nước đó, những nghệ sĩ ở Việt Nam đinh cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn.

Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang, nghệ thuật cho những đoàn nghệ thuật ở địa phương, đoàn nghệ thuật, nghệ sĩ Việt Nam định cư ở nước ngoài biểu diễn ở tại địa phương mà không phải là đoàn nghệ thuât.

Kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật trong thời hạn 05 ngày làm việc cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện cấp giấy phép biểu diễn cho chủ thể yêu cầu, nếu không cấp thì phải thực hiện trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do vì sao không cấp, nếu trường hợp cần duyệt trương trình trước thì chủ thể yêu cầu phải tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt trương trình trước khi thực hiện công diễn.

Tổ chức sự kiện triển lãm ảnh

Căn cứ quy đinh tại khoản 3, khoản 4 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP, thành phần hồ sơ xin cấp phép tổ chức triển lãm ảnh bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại Việt Nam (Mẫu số 01);
• Danh sách tác phẩm bằng tiếng Việt (ghi rõ số thứ tự tác phẩm, tên tác phẩm, tên tác giả, chất liệu, kích thước, số lượng);
• Ảnh sẽ triển lãm có chú thích; ảnh in trên giấy kích thước nhỏ nhất 13 x 18 cm hoặc ghi vào đĩa CD;

• Đối với trường hợp tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại các địa điểm không phải là nhà triển lãm phải có văn bản đồng ý của chủ địa điểm tổ chức triển lãm;
• Đối với các tác phẩm nhiếp ảnh khỏa thân lộ rõ danh tính phải có văn bản thỏa thuận giữa người chụp ảnh và người được chụp về nội dung chụp, thời gian và phạm vi công bố tác phẩm.

Hồ sơ có thể nộp dưới hai hình thức là nộp trực tiếp hoặc nộp qua bưu điện.

Tổ chức buổi triển lãm

• Đơn đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
• Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thường…
• Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
• Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.

Tổ chức Triển lãm “Không gian Di sản văn hóa Việt Nam”

Những lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

• Trong quá trình làm hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện có thể xảy ra những tình huống không lường trước được như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Vì vậy không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.
• Tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ nên cần tim hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.
• Trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức sự kiện của mình