Tổ chức sự kiện

TOP 7 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

27 Th2, 2023

Tác giả: Lự Trang

Tổ chức sự kiện là một trong những công việc vô cùng quan trọng đối với cả tổ chức và các cá nhân. Những năm gần đây việc tổ chức sự kiện ngoài trời ngày một phổ biến và được yêu thích vì không gian thoáng đãng, phong cách gần gũi nhưng cũng vô cùng độc đáo.

Có thể việc tổ chức sự kiện ngoài trời không phải một vấn đề quá nan giải nhưng làm thế nào để có thể tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công và ấn tượng thì cần rất nhiều Kĩ Năng – Kinh Nghiệm Và Trải nghiệm. Dưới đây là một số kinh nghiệm và điều cần chú ý khi tổ chức một sự kiện ngoài trời đến từ Sự Kiện Ngọc Nam (Công ty TNHH Dịch vụ và sự kiện Ngọc Nam)

1. Chọn địa điểm phù hợp

Điều quan trọng nhất khi tổ chức một sự kiện ngoài trời là chọn địa điểm phù hợp. Bạn cần phải tìm một nơi có không gian rộng rãi, thoáng mát, đẹp và thuận tiện cho việc di chuyển. Ngoài ra, địa điểm cũng nên có hệ thống thoát nước tốt và cung cấp đầy đủ các tiện nghi như điện, nước và vệ sinh.

2. Thiết kế không gian

Việc thiết kế không gian là rất quan trọng để tạo nên sự khác biệt và thu hút khách hàng. Bạn có thể sử dụng những vật dụng trang trí như ghế, bàn, đèn trang trí, hoa tươi, cây cối để tạo ra không gian ấn tượng và sang trọng.

Không gian tiệc cưới

3. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

Lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện

4. Thời tiết

Vì tổ chức sự kiện ngoài trời, do đó vấn đề thời tiết cần được xem xét kĩ càng. Bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời nhất là vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn nên chuẩn bị trước các trường hợp thời tiết có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng, …

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô, … để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết đối với những người tham gia sự kiện.

5. Vấn đề vệ sinh và đảm bảo an toàn khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Vấn đề vệ sinh và đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự sự kiện là đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó được tổ chức ở ngoài trời.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết ( Đặc biệt là các sự kiện văn hóa ẩm thực)… hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện phù hợp.

Vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Đội an ninh, hay bảo vệ giữ gìn an ninh, an toàn cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.

6. Lựa chọn âm thanh và ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng cũng là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công. Bạn cần phải chọn những bài hát phù hợp với không gian và chủ đề của sự kiện, đồng thời cần có một hệ thống âm thanh chất lượng để đảm bảo tiếng nhạc được phát ra rõ ràng và sống động.

Với ánh sáng, bạn có thể sử dụng đèn LED, ánh sáng màu sắc để tạo ra không gian lung linh, lãng mạn hoặc đầy sức sống tùy theo chủ đề của sự kiện.

7. Bố trí không gian

Việc bố trí không gian là rất quan trọng để đảm bảo khách hàng cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi tham gia sự kiện. Bạn nên bố trí các khu vực riêng biệt cho hoạt động chính, khu vực nghỉ ngơi, khu vực ẩm thực, v.v. Đồng thời, cần có hệ thống đường dẫn rõ ràng để khách hàng dễ dàng di chuyển.

8. Lựa chọn đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Bạn cần phải tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để thuê nhân viên phục vụ, bảo vệ, quản lý, v.v.

Dưới đây là một vài kinh nghiệm để tổ chức sự kiện ngoài trời đến từ Sự Kiện Ngọc Nam. Công ty chúng tôi với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện ngoài trời luôn sẵn sàng phục vụ cung cấp các thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng, decor, MC… và tổ chức chọn gói sự kiện ngoài trời cho quý khách hàng!

Liên hệ với chúng tôi ngay thông qua hotline, website hoặc fanpage để được tư vấn trực tiếp!

Last Updated on 24 Tháng ba, 2023 by Lự Trang