Kiến thức sự kiện

Top 4 Kỹ năng bạn nhận được khi lựa chọn ngành Tổ chức Sự kiện

09 Th7, 2024
 Tác giả: Kiều Oanh Trần
Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành học có sức hút rất lớn và được rất nhiều người lựa chọn theo học và làm việc. Với môi trường học tập và làm việc năng động cùng nhiều trải nghiệm độc đáo, tổ chức sự kiện là một ngành học lý tưởng dành cho thế hệ Gen Z, một thế hệ với rất nhiều năng lượng hoài bão và sáng tạo 
Vậy hãy cùng Ngọc Nam Event giúp bạn thấy được kỹ năng mà ngành tổ chức sự kiện có thể mang lại cho chúng ta nhé!

Ngành tổ chức sự kiện là gì? 

Ngành Tổ chức Sự kiện là một công việc chuyên thực hiện những công việc theo những để một sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn. Quá trình này sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc. Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc lên kế hoạch, tổ chức, và quản lý các sự kiện như hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội, tiệc cưới, và nhiều loại sự kiện khác. Với mỗi loại hình sự kiện sẽ có những yêu cầu riêng và mang một sắc thái riêng, chính những nhà tổ chức sự kiện sẽ là những nhân tố để biến những ý tưởng ấy thành sự thật. Ngành tổ chức sự kiện đóng vai trò như một “công cụ” để quảng bá hình ảnh, nâng tầm doanh nghiệp lên bởi những sự kiện phù hợp và mang nhiều ý nghĩa
Top 4 Kỹ năng bạn nhận được khi theo ngành Tổ chức Sự kiện

Tổ chức sự kiện sẽ học được những gì?

Là một công việc năng động và linh hoạt, ngành tổ chức sự kiện quy tụ rất nhiều những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Để tạo nên được một sự kiện hoành tráng độc đáo và ý nghĩa là cả một quá trình phức tạp với rất nhiều những móc nối với nhau. Vì vậy, ở đó sẽ luôn có những trải nghiệm mới mẻ để bạn học tập. 
Cùng với đó, bạn cũng sẽ học được rất nhiều những kỹ năng quan trọng và cần thiết cho không chỉ với tổ chức sự kiện mà còn với những công việc khác như:

Kỹ năng lập kế hoạch sự kiện: 

Web 02
Bao gồm việc xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, ngân sách, thời gian, địa điểm, và các yêu cầu kỹ thuật của sự kiện, với những công việc như:
Xác định mục tiêu của sự kiện
  • Lý do tổ chức: Bạn cần xác định rõ lý do tổ chức sự kiện, có thể là để quảng bá thương hiệu, tăng doanh số, gây quỹ từ thiện, hoặc kỷ niệm một dịp đặc biệt. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn định hướng mọi hoạt động và quyết định trong sự kiện.
  • Kết quả mong muốn: Đặt ra các kết quả cụ thể mà bạn muốn đạt được, chẳng hạn như số lượng người tham dự, mức độ nhận diện thương hiệu, hoặc số tiền gây quỹ.
Đối tượng tham dự
  • Xác định khách mời: Hiểu rõ đối tượng tham dự là ai để thiết kế chương trình và hoạt động phù hợp với họ. Đối tượng có thể là khách hàng tiềm năng, đối tác, nhân viên, hoặc công chúng nói chung.
  • Nhu cầu và sở thích: Phân tích nhu cầu và sở thích của đối tượng tham dự để tạo ra trải nghiệm hấp dẫn và ý nghĩa cho họ.
Dự trù chi phí:
  • Liệt kê chi phí: Liệt kê tất cả các khoản chi phí liên quan đến sự kiện, bao gồm thuê địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, dịch vụ ăn uống, trang trí, marketing, và nhân sự.
  • Dự phòng chi phí phát sinh: Dự trù thêm một khoản ngân sách cho các chi phí không lường trước, thường khoảng 10-20% tổng ngân sách, để đảm bảo không gặp khó khăn tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.
Nguồn tài trợ:
  • Xác định nguồn tài trợ: Xác định các nguồn tài trợ từ nhà tài trợ, bán vé, gây quỹ, hoặc ngân sách từ công ty/tổ chức.
  • Quản lý dòng tiền: Theo dõi và quản lý các khoản thu và chi để đảm bảo không vượt quá ngân sách đã đề ra. Sử dụng các công cụ quản lý tài chính để giám sát dòng tiền và điều chỉnh ngân sách kịp thời nếu cần.
Chọn ngày và giờ:
  • Thời gian phù hợp: Chọn thời gian phù hợp cho sự kiện, cân nhắc đến các yếu tố như thời tiết, lịch trình của đối tượng tham dự và các sự kiện cạnh tranh.
  • Thời tiết và mùa: Xem xét yếu tố thời tiết và mùa để đảm bảo không ảnh hưởng xấu đến sự kiện, đặc biệt nếu tổ chức sự kiện ngoài trời.
Lập lịch chi tiết:
  • Kế hoạch chi tiết: Tạo lịch trình chi tiết cho từng hoạt động trong sự kiện, bao gồm thời gian setup, chương trình chính, giải lao, và kết thúc.
  • Phân công nhiệm vụ: Rõ ràng phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người biết trách nhiệm của mình và có thể phối hợp tốt với nhau trong quá trình tổ chức sự kiện.

Kỹ năng quảng bá sự kiện

Web 04
Sử dụng chiến lược marketing và truyền thông nhằm quảng bá giới thiệu sự kiện giúp cho sự kiện thêm nổi bật và thu hút người tham dự như:
Sử dụng Marketing Trực tuyến
  • Website Sự Kiện: Tạo một trang web riêng cho sự kiện với thông tin chi tiết về chương trình, lịch trình, diễn giả và cách thức đăng ký.
  • Email Marketing: Gửi email mời tham dự và nhắc nhở đối tượng mục tiêu về sự kiện. Cung cấp thông tin hữu ích và lôi kéo để họ đăng ký tham gia.
  • Mạng Xã Hội: Sử dụng các nền tảng như Facebook, Instagram, LinkedIn để đăng thông tin sự kiện, chia sẻ hình ảnh, video, và nhận đánh giá từ cộng đồng.
Quảng cáo trực tuyến
  • Google Ads: Chạy chiến dịch quảng cáo trên Google để tăng khả năng xuất hiện khi người dùng tìm kiếm các từ khóa liên quan đến sự kiện của bạn.
  • Quảng cáo trên Mạng Xã Hội: Sử dụng các công cụ quảng cáo của Facebook, Instagram để đẩy mạnh sự lan truyền thông tin về sự kiện đến đối tượng mục tiêu.
PR và Đối tác chiến lược
  • Liên hệ với báo chí và truyền thông: Phát hành thông cáo báo chí, mời các phóng viên tham dự và viết bài về sự kiện của bạn.
  • Hợp tác với đối tác chiến lược: Liên kết với các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có liên quan để đẩy mạnh việc quảng bá và mở rộng mạng lưới tham gia.
Tạo sự hấp dẫn qua nội dung
  • Video và Hình ảnh: Tạo video quảng cáo, clip highlight hoặc hình ảnh thu hút để chia sẻ trên các nền tảng truyền thông xã hội và website.
  • Blog và Bài viết: Viết bài về các chủ đề liên quan đến sự kiện, chia sẻ kiến thức hoặc thông tin hữu ích để tăng sự quan tâm từ đối tượng mục tiêu.

Kỹ năng quản lý tài chính 

Web 03
Quản lý ngân sách sự kiện, đảm bảo các khoản chi tiêu được kiểm soát và hiệu quả như:
Lập ngân sách dự trù tài chính chi tiết
  • Xác định chi phí dự kiến: Liệt kê và ước tính chi phí cho mọi khía cạnh của sự kiện, bao gồm:
    • Chi phí cố định: Ví dụ như thuê địa điểm, chi phí thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí trang trí, dịch vụ vệ sinh, bảo hiểm.
    • Chi phí biến động: Như chi phí cho thực phẩm, đồ uống, quà tặng, hoa quả, vật phẩm quảng cáo.
  • Dự phòng chi phí: Dành một khoản tiền dự phòng khoảng 10-20% tổng ngân sách để đối phó với các chi phí bất ngờ hoặc phát sinh không lường trước.
Quản lý tài chính 
  • Theo dõi chi tiêu: Sử dụng các công cụ quản lý tài chính để theo dõi và ghi nhận chi tiêu từng khoản một. Điều này giúp bạn biết được tiền đã chi vào từng mục và đối chi phí nào còn lại.
  • Điều chỉnh ngân sách: Theo dõi dòng tiền thường xuyên và điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết để đảm bảo không vượt quá ngân sách đã đề ra.
Thu nhập và quản lý doanh thu
  • Xây dựng nguồn thu: Lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch bán vé, gây quỹ, hoặc hợp tác tài trợ từ doanh nghiệp.
  • Theo dõi thu nhập: Theo dõi và ghi nhận các khoản thu từ các nguồn khác nhau, bao gồm tiền vé, tài trợ, và các khoản phí khác.
Báo cáo tài chính
  • Tạo báo cáo chi tiêu: Chuẩn bị báo cáo chi tiêu chi tiết để theo dõi mọi khoản chi phí và đảm bảo rằng chúng được duy trì trong ngân sách.
  • Báo cáo thu nhập: Lập báo cáo về thu nhập từ các nguồn khác nhau để biết được tổng thu từ sự kiện.
  • So sánh và đánh giá: So sánh báo cáo chi tiêu và thu nhập để đánh giá hiệu quả tài chính của sự kiện.
Điều chỉnh và cải tiến
  • Rút kinh nghiệm: Học hỏi từ các sự kiện trước đó để cải thiện quy trình quản lý tài chính cho các sự kiện sau.
  • Điều chỉnh chiến lược: Điều chỉnh và cập nhật kế hoạch quản lý tài chính để phù hợp với từng sự kiện cụ thể và mục tiêu đề ra.

Kỹ năng quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề

Web 05
Dự đoán và xử lý các tình huống bất ngờ có thể xảy ra trước trong và sau sự kiện, lên phương án giải quyết tối ưu và hiệu quả nhất từ đó giảm thiểu được rủi ro không mong muốn
Xác định và Đánh giá Rủi ro
  • Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn: Dựa trên kinh nghiệm trước đó và các yếu tố đặc thù của sự kiện, xác định các nguy cơ có thể xảy ra như thời tiết xấu, sự cố với đối tác, thiếu nhân lực, v.v.
  • Phân tích rủi ro: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra của từng rủi ro để quyết định các biện pháp phòng ngừa và ứng phó.
Phòng ngừa và Đối phó với Rủi ro
  • Lập kế hoạch phòng ngừa: Phát triển các kế hoạch dự phòng và biện pháp giảm thiểu rủi ro trước khi sự kiện diễn ra, ví dụ như backup dữ liệu, bảo hiểm, và kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện.
  • Chuẩn bị kế hoạch ứng phó: Xây dựng kế hoạch chi tiết để ứng phó với các tình huống khẩn cấp nếu rủi ro xảy ra, bao gồm cả việc xác định người chịu trách nhiệm và các phương án hành động cụ thể.
Giải quyết vấn đề
  • Đáp ứng nhanh chóng: Phản ứng nhanh chóng và hiệu quả đối với mọi vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
  • Tập trung vào giải pháp: Tập trung vào tìm kiếm giải pháp thay vì dành quá nhiều thời gian để chỉ trích hoặc tìm nguyên nhân.
  • Giao tiếp và thông tin: Báo cáo về vấn đề và các biện pháp đã thực hiện cho các bên liên quan và quản lý để đảm bảo sự hiểu biết và hỗ trợ hợp tác.

Kết luận

Tổ chức sự kiện mang lại giá trị lớn bằng cách giúp chúng ta phát triển và học hỏi nhiều kỹ năng quan trọng. Nó không chỉ là cơ hội để rèn luyện khả năng tổ chức và giao tiếp mà còn là một nền tảng để khám phá sự sáng tạo và học hỏi từ mỗi trải nghiệm. Chúng ta cũng học được cách quản lý tài chính, đối phó với rủi ro và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, tất cả những điều này đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi sự kiện.
Liên hệ ngay với Ngọc Nam Event qua hotline, website hoặc fanpage để được tư vấn Tổ chức Sự kiện hoặc nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về ngành.
Ngọc Nam Event – Biến mọi Ý tưởng Sự kiện của bạn thành Hiện thực!
Đánh giá

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp