Điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện – 4 điều cơ bản

Sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng để quảng bá thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ khách hàng và giới thiệu sản phẩm. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt mà còn cần phải tuân thủ các quy định pháp luật và các điều kiện để được cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Trong bài viết này, Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam sẽ giới thiệu đến bạn đọc các điều kiện cơ bản để được cấp giấy phép tổ chức sự kiện cũng như quy trình xin cấp giấy phép và những sai lầm cần tránh khi xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Điều kiện về địa điểm

Điều kiện về địa điểm là một trong những điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện quan trọng. Điều này bao gồm địa điểm tổ chức sự kiện và diện tích sử dụng cho sự kiện đó.

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải đảm bảo rằng địa điểm đó có đủ diện tích phù hợp với quy mô của sự kiện để đáp ứng điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Việc lựa chọn một địa điểm quá chật hẹp sẽ gây khó khăn trong việc quản lý và giám sát sự kiện, cũng như không đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho khách hàng tham gia.

Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và phòng cháy chữa cháy. Điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện này bao gồm sự kiểm tra địa điểm để đảm bảo rằng không có nguy cơ cháy nổ hay các tác nhân độc hại có thể gây ra nguy hiểm cho khách hàng tham gia. Nếu cần, người tổ chức sự kiện cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa và khắc phục để đảm bảo an toàn cho mọi người trong sự kiện.

Đồng thời, địa điểm tổ chức sự kiện cũng phải đáp ứng các yêu cầu về vệ sinh môi trường, bao gồm sự đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và vệ sinh môi trường xung quanh sự kiện. Người tổ chức sự kiện cần phải xác định các vấn đề liên quan đến vệ sinh và đảm bảo rằng các tiêu chuẩn vệ sinh được đáp ứng để đảm bảo sự an toàn cho khách hàng tham gia.

Điều kiện về quy mô sự kiện

Quy mô sự kiện là một yếu tố quan trọng trong điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, vì nó đảm bảo sự thành công của sự kiện. Quy mô sự kiện bao gồm số lượng khách hàng dự kiến, diện tích sử dụng, cơ sở vật chất và nhân lực để đáp ứng điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Để đảm bảo quy mô sự kiện phù hợp, người tổ chức sự kiện cần phải thống nhất trước đó với cơ quan quản lý về quy mô sự kiện đó. Quy mô sự kiện phải được thống nhất và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý để đảm bảo sự thành công của sự kiện và an toàn cho khách hàng tham gia.

Đồng thời, để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện nhanh chóng, người tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo có đủ cơ sở vật chất và nhân lực để tổ chức sự kiện để đáp ứng được điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện này bao gồm đảm bảo có đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị điện tử, trang trí, bàn ghế, vật dụng cần thiết khác để phục vụ cho sự kiện.

Ngoài ra, người tổ chức sự kiện cũng cần phải đảm bảo có đủ nhân lực để tổ chức sự kiện. Nhân lực bao gồm đội ngũ tổ chức sự kiện, đội ngũ an ninh, đội ngũ y tế và đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải có đủ kinh nghiệm và tay nghề để  tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Điều kiện về an toàn và bảo vệ môi trường

An toàn và bảo vệ môi trường là yếu tố cần lưu ý vì các đơn vị tổ chức sự kiện thường bỏ qua điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện này. Vì các sự kiện có thể ảnh hưởng đến môi trường, đặc biệt là trong trường hợp sự kiện được tổ chức ngoài trời hoặc tại các khu vực thiên nhiên như công viên, vườn hoa, bãi biển…

Vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện phải đảm bảo rằng không gây ra các vấn đề môi trường như gây ô nhiễm không khí, nước và đất, làm giảm chất lượng môi trường hoặc gây tổn thương đến sinh vật trong khu vực để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện thuận lợi hơn.

Các biện pháp phòng ngừa cần được thực hiện để đảm bảo an toàn và bảo vệ môi trường đáp ứng điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, bao gồm:

• Phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô, an toàn và môi trường.
• Áp dụng các biện pháp an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Sử dụng các tài nguyên môi trường một cách bền vững và tiết kiệm.
• Thu gom và xử lý rác thải một cách đúng quy trình.
• Thực hiện các hoạt động tái chế và phân hủy chất thải để giảm thiểu tác động đến môi trường.

Nếu các nhà tổ chức sự kiện không tuân thủ các điều kiện về an toàn và bảo vệ môi trường, họ có thể bị phạt hoặc mất giấy phép xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện và gây thiệt hại đến uy tín của mình trong cộng đồng.

Cơ quan cấp phép tổ chức sự kiện

Về cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện, căn cứ vào tính chất, quy mô của mỗi sự kiện cụ thể mà thuộc thẩm quyền cấp phép của một cơ quan nhất định.

Đối với những sự kiện trong nước quy mô vừa và nhỏ thì xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Văn hóa và Thể thao ở tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện thường sẽ là cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Đối với những sự kiện có quy mô lớn, thực hiện từ 2 tỉnh/thành phố trở lên thì xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện tại cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép thường là Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch, Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông,…

Đối với những hội nghị, hội hội quốc tế cấp cao có sự tham dự của người đứng đầu, quan chức cấp cao của các quốc gia, tổ chức quốc tế thì Thủ tướng Chính phủ là người đưa ra quyết định cho phép tổ chức.

Quy trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện đầy đủ theo quy định của cơ quan quản lý.

Để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của cơ quan quản lý. Thông thường, hồ sơ cần bao gồm các thông tin và giấy tờ sau đây:

1. Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.
2. Giấy phép kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện (nếu có).
3. Giấy phép hoạt động (nếu có).
4. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
5. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kỹ thuật và an toàn về vệ sinh thực phẩm (nếu tổ chức sự kiện có liên quan đến ẩm thực).
6. Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ tổ chức không gian sự kiện, kế hoạch an ninh, sức khỏe, phòng cháy chữa cháy.
7. Giấy chứng nhận năng lực hành nghề (nếu tổ chức sự kiện thuộc loại có yêu cầu năng lực hành nghề).
8. Giấy tờ xác nhận chủ đầu tư của công trình (nếu sự kiện được tổ chức tại công trình xây dựng).
9. Giấy chứng nhận bảo vệ môi trường (nếu sự kiện có tác động đến môi trường).
10. Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên để đảm bảo thành công trong việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý và đợi phê duyệt.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của cơ quan quản lý, bước tiếp theo là nộp hồ sơ đó tại cơ quan quản lý và đợi phê duyệt. Quá trình phê duyệt có thể mất thời gian khác nhau tùy thuộc vào quy mô, loại hình sự kiện, yêu cầu của cơ quan quản lý.

Trong quá trình đợi phê duyệt, người tổ chức sự kiện có thể được yêu cầu bổ sung thêm thông tin hoặc giải đáp các thắc mắc liên quan đến hồ sơ. Để đảm bảo quá trình phê duyệt được diễn ra thuận lợi, người tổ chức cần chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan quản lý.

Bước 3: Sau khi hồ sơ được phê duyệt, nhận giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan quản lý.

Sau khi hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện được phê duyệt, cơ quan quản lý sẽ cấp cho người tổ chức sự kiện giấy phép tổ chức sự kiện. Giấy phép này sẽ ghi rõ các thông tin liên quan đến sự kiện được phép tổ chức như tên sự kiện, địa điểm, thời gian diễn ra, số lượng khách tham dự cho phép, các điều kiện cần tuân thủ và thời hạn sử dụng giấy phép. Người tổ chức sự kiện cần lưu ý giữ gìn giấy phép này và đảm bảo tuân thủ các điều kiện được ghi trong giấy phép.

Bước 4: Thực hiện tổ chức sự kiện theo các điều kiện được cấp phép.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cần phải tuân thủ các quy định, điều kiện, giới hạn được quy định trong giấy phép. Nếu có thay đổi, người tổ chức cần thông báo và đăng ký lại với cơ quan quản lý để được phê duyệt lại.

Bước 5: Thực hiện báo cáo kết quả sau khi sự kiện kết thúc và nộp báo cáo cho cơ quan quản lý.

Để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình tổ chức sự kiện, sau khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện cần thực hiện báo cáo kết quả tổ chức sự kiện, bao gồm các thông tin về số lượng người tham gia, hoạt động trong sự kiện, các vấn đề xảy ra và cách giải quyết, và các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức.

Báo cáo kết quả này cần phải được nộp cho cơ quan quản lý trong thời hạn quy định để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Ngoài ra, báo cáo này còn giúp cho người tổ chức sự kiện có thể tổng hợp và đánh giá lại quá trình tổ chức, từ đó đưa ra các kế hoạch cải tiến trong các lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Bước 6: Cập nhật và điều chỉnh các thông tin, điều kiện liên quan đến sự kiện (nếu có) trong quá trình tổ chức nếu cần thiết.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể xảy ra những thay đổi về thông tin hoặc điều kiện liên quan đến sự kiện, và để đảm bảo hoạt động được diễn ra thuận lợi và an toàn, người tổ chức cần cập nhật và điều chỉnh các thông tin, điều kiện này đồng thời thông báo cho cơ quan quản lý để được hỗ trợ và xử lý các vấn đề phát sinh.

Bước 7: Đối với các sự kiện lớn và quan trọng, cần thông báo và hợp tác với các cơ quan chức năng khác như cảnh sát, cứu hỏa, y tế, vệ sinh môi trường, để đảm bảo an toàn cho người tham gia và môi trường xung quanh.

Bước 8: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, sức khỏe công cộng và các quy định pháp luật liên quan khác trong quá trình tổ chức sự kiện.

Bước 9: Kết thúc sự kiện và tiến hành thu dọn, vệ sinh nơi tổ chức sự kiện, trả lại đúng trạng thái như trước khi tổ chức.

Bước 10: Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, cần thông báo và hợp tác với cơ quan chức năng để xử lý kịp thời.

Những sai lầm cần tránh khi xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

• Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện phải đầy đủ, chính xác và đúng quy định của cơ quan quản lý. Nếu không, cơ quan quản lý sẽ không thể phê duyệt giấy phép.

Không thực hiện đúng quy trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

• Việc thực hiện đúng quy trình xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người tổ chức và người tham gia sự kiện.

Không chú ý đến an toàn và bảo vệ môi trường

• An toàn và bảo vệ môi trường là những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu người tổ chức không chú ý đến việc đảm bảo an toàn và bảo vệ môi trường, sự kiện có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng đến tính mạng và tài sản của người tham gia và gây ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.

Kết luận: Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng và phức tạp, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cẩn thận để đảm bảo an toàn cho người tham gia và môi trường xung quanh. Để đáp ứng được đủ điều kiện xin cấp giấy phép tổ chức, các điều kiện về địa điểm, quy mô sự kiện, an toàn và bảo vệ môi trường cần được tuân thủ đầy đủ.