Xin giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI: Những điều cần biết

Khi doanh nghiệp FDI tổ chức hội thảo có sự tham gia của chuyên gia, báo cáo viên hoặc đối tác nước ngoài tại Việt Nam, việc xác định đúng yêu cầu pháp lý cần được thực hiện ngay từ khâu chuẩn bị. Không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định chương trình có thuộc diện hội thảo quốc tế hay không, hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì và nộp cho cơ quan nào. Vì vậy, giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI là nội dung cần được doanh nghiệp kiểm tra sớm để chủ động kế hoạch, thời gian và các tài liệu liên quan trước khi triển khai chương trình.

1. Giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI là gì?

Giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI được đặt ra khi doanh nghiệp tổ chức hội thảo có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam. Theo nội dung tham chiếu, hội thảo quốc tế có thể được tổ chức trực tiếp tại Việt Nam hoặc trực tuyến với ít nhất một đầu cầu tại Việt Nam. Nhóm này gồm hội thảo do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ từ nước ngoài và hội thảo do tổ chức nước ngoài tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp FDI cần xác định rõ tính chất chương trình, thành phần tham dự, báo cáo viên và nội dung hội thảo trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp biết chương trình thuộc thẩm quyền nào và chủ động thời gian thực hiện thủ tục.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

2. Thẩm quyền cấp phép tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp FDI

Thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế được xác định dựa trên tính chất, nội dung và thành phần tham dự của chương trình.

Theo nội dung tham chiếu, Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội thảo có người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng, tương đương trở lên của nước, vùng lãnh thổ hoặc tổ chức quốc tế tham dự. Thẩm quyền này cũng áp dụng với hội thảo có nội dung liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Với trường hợp không thuộc nhóm trên, việc cho phép tổ chức hội thảo thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền tại cơ quan, địa phương theo quy định. Cơ quan có thẩm quyền có thể lấy ý kiến các cơ quan, địa phương liên quan trước khi đưa ra văn bản trả lời. Do đó, doanh nghiệp FDI cần xác định đúng thẩm quyền trước khi chuẩn bị và nộp hồ sơ để tránh mất thời gian xử lý lại.

3. Hồ sơ xin giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI gồm những gì?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ và thông tin chương trình đầy đủ trước khi thực hiện thủ tục:

• Công văn xin phép tổ chức hội thảo quốc tế: 01 bản chính.
• Đề án tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam: Sử dụng Mẫu 01 theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
• Văn bản có ý kiến của cơ quan liên quan: Chuẩn bị khi pháp luật có yêu cầu.
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai: Nếu có.
• Thông tin chương trình: Tên, thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức và nội dung hội thảo.
• Thông tin người chủ trì và báo cáo viên: Họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, nội dung dự kiến trình bày.
• Thông tin đại biểu: Số lượng, quốc tịch và cơ cấu khách tham dự.
• Hồ sơ báo cáo viên nước ngoài: Profile, ảnh chân dung, hộ chiếu và tóm tắt tham luận.
• Giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức: GCN đăng ký doanh nghiệp, GCN đăng ký đầu tư nếu có.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

4. Thủ tục xin giấy phép hội thảo quốc tế cho doanh nghiệp FDI

Thủ tục cần được chuẩn bị theo đúng thẩm quyền và thời hạn để không ảnh hưởng đến lịch tổ chức chương trình.

Bước 1: Xác định chương trình có thuộc diện hội thảo quốc tế

Trước khi làm hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát hình thức tổ chức, yếu tố nước ngoài, thành phần tham dự, báo cáo viên và nội dung chương trình. Đây là bước quan trọng để xác định hội thảo có thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 06/2020/QĐ-TTg hay không. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định chương trình thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ hay người có thẩm quyền khác. Việc xác định sai ngay từ đầu có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc gửi lại đúng cơ quan.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị công văn xin phép, đề án tổ chức hội thảo và các văn bản liên quan theo yêu cầu. Bên cạnh hồ sơ chính, cần tập hợp thông tin về tên chương trình, thời gian, địa điểm, người chủ trì, khách tham dự, báo cáo viên, nguồn kinh phí và nhà tài trợ nếu có. Với báo cáo viên nước ngoài, cần chuẩn bị profile, ảnh, bản scan hộ chiếu và nội dung tham luận. Tài liệu bằng tiếng Anh cần được dịch sang tiếng Việt hoặc chuẩn bị theo dạng song ngữ.

Bước 3: Nộp hồ sơ đúng thời hạn

Theo nội dung tham chiếu, hồ sơ cần được nộp ít nhất 40 ngày trước thời điểm tổ chức đối với hội thảo thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với trường hợp thuộc thẩm quyền của người có thẩm quyền. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp nên tính thời gian từ kế hoạch tổ chức thực tế để tránh việc hoàn thiện hồ sơ quá sát ngày diễn ra.

Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và lấy ý kiến

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung và lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan theo quy định. Với trường hợp thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ, nội dung tham chiếu quy định việc lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình Thủ tướng xem xét. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị.

Bước 5: Nhận văn bản trả lời về việc tổ chức

Sau khi có đầy đủ ý kiến cần thiết, người có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức về việc cho phép tổ chức hội thảo quốc tế. Văn bản này đồng thời được gửi đến các cơ quan liên quan để phối hợp quản lý theo từng trường hợp. Doanh nghiệp cần lưu lại kết quả và thực hiện chương trình đúng nội dung đã được phê duyệt, đặc biệt về thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung hội thảo.

Bước 6: Báo cáo kết quả sau hội thảo

Sau khi chương trình kết thúc, đơn vị tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả tổ chức hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ ngày kết thúc. Đối với hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, báo cáo được đồng gửi Bộ Ngoại giao để tổng hợp theo nội dung tham chiếu. Vì vậy, thủ tục không kết thúc hoàn toàn ở bước nhận văn bản cho phép mà doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện nghĩa vụ báo cáo sau sự kiện.

Bên cạnh thủ tục xin phép hội thảo có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến quy định khi tổ chức hội nghị với sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu đang tìm hiểu vấn đề này, bài viết “Thủ tục hội nghị doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam” sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thông tin để chủ động chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch tổ chức phù hợp.

5. Những lưu ý khi xin giấy phép hội thảo quốc tế cho doanh nghiệp FDI

Doanh nghiệp FDI nên kiểm tra các nội dung sau trước khi gửi hồ sơ:

• Xác định đúng loại hội thảo: Cần kiểm tra yếu tố nước ngoài, thành phần tham dự, báo cáo viên và nội dung để xác định chương trình có thuộc diện hội thảo quốc tế hay không.
• Chuẩn bị hồ sơ báo cáo viên nước ngoài: Profile, hộ chiếu, ảnh và nội dung tham luận cần được cung cấp đầy đủ, đặc biệt khi chương trình có chuyên gia hoặc diễn giả nước ngoài.
• Chủ động thời gian: Hồ sơ thuộc thẩm quyền Thủ tướng cần nộp ít nhất 40 ngày; trường hợp thuộc thẩm quyền người có thẩm quyền cần nộp ít nhất 30 ngày trước khi tổ chức.
• Kiểm tra tài liệu trước khi nộp: Tài liệu tiếng Anh cần được dịch sang tiếng Việt hoặc chuẩn bị song ngữ; thông tin trong hồ sơ cần thống nhất để hạn chế việc bổ sung, điều chỉnh và ảnh hưởng tiến độ.

6. Dịch vụ xin giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI của Ngọc Nam Event

Với doanh nghiệp FDI chưa có kinh nghiệm xử lý thủ tục sự kiện có yếu tố nước ngoài, việc tự chuẩn bị hồ sơ có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt khi phải tổng hợp thông tin của báo cáo viên, khách mời và các đơn vị tham gia. Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ xin giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI theo hướng hỗ trợ xuyên suốt từ khâu xác định yêu cầu đến theo dõi thủ tục.

• Tư vấn loại giấy phép: Rà soát thông tin chương trình để định hướng loại thủ tục phù hợp với hình thức và nội dung hội thảo.
• Kiểm tra thông tin và hồ sơ: Hỗ trợ doanh nghiệp rà soát giấy tờ pháp lý, thông tin chương trình, báo cáo viên và tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ: Chuẩn bị và hoàn thiện các tài liệu cần thiết theo quy định áp dụng cho chương trình.
• Theo dõi quá trình xử lý: Phối hợp và cập nhật tình trạng hồ sơ trong quá trình thực hiện thủ tục.
• Hỗ trợ các thủ tục liên quan: Đồng hành khi doanh nghiệp cần xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
• Đảm bảo tiến độ kế hoạch: Giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian chuẩn bị, hạn chế việc thủ tục hành chính làm ảnh hưởng đến lịch tổ chức.

Ngọc Nam Event không chỉ hỗ trợ riêng hội thảo mà còn cung cấp giải pháp xin giấy phép cho nhiều loại hình sự kiện như hội nghị, lễ khai trương, lễ khởi công, chương trình biểu diễn và sự kiện cộng đồng. Doanh nghiệp có thể cung cấp trước thông tin về chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, báo cáo viên và hình thức tổ chức để được tư vấn hướng xử lý phù hợp.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Thông tin liên hệ của Ngọc Nam Event:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: https://sukienngocnam.com.vn

Lời kết

Việc chuẩn bị giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp cần bám đúng nội dung chương trình, thành phần tham dự, báo cáo viên, hình thức tổ chức và hồ sơ pháp lý của đơn vị tổ chức. Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp hạn chế thiếu hồ sơ, sai thông tin và ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện. Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn loại giấy phép, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi thủ tục liên quan. Nếu đang cần giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI, hãy liên hệ Ngọc Nam Event để được tư vấn phương án phù hợp với chương trình và kế hoạch thực tế.

Những câu hỏi thường gặp về giấy phép hội thảo cho doanh nghiệp FDI

1. Hội thảo tổ chức trực tuyến có thuộc diện hội thảo quốc tế không?

Có. Theo nội dung tham chiếu, hội thảo trực tuyến vẫn có thể được xem là hội thảo quốc tế nếu có yếu tố nước ngoài và ít nhất một đầu cầu tham gia đặt tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần xác định cụ thể hình thức tổ chức trước khi chuẩn bị hồ sơ.

2. Doanh nghiệp FDI có thể nộp hồ sơ xin phép hội thảo bằng hình thức nào?

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc thông qua dịch vụ bưu chính cho cơ quan của người có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên xác định đúng cơ quan tiếp nhận trước để tránh nộp sai nơi và ảnh hưởng tiến độ tổ chức.

3. Báo cáo viên nước ngoài cần chuẩn bị những thông tin gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị profile hoặc lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn, ảnh chân dung, bản scan hộ chiếu và tóm tắt nội dung tham luận của báo cáo viên nước ngoài. Tài liệu tiếng Anh cần được dịch sang tiếng Việt hoặc chuẩn bị song ngữ.

4. Sau khi được cho phép tổ chức, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục gì?

Sau khi hội thảo kết thúc, đơn vị tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả tổ chức trong thời gian 15 ngày. Với trường hợp thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ, báo cáo được đồng gửi Bộ Ngoại giao theo nội dung tham chiếu.

5. Xin giấy phép hội thảo quốc tế có phải nộp lệ phí không?

Theo nội dung tham chiếu, phí xin phép tổ chức hội thảo quốc tế là không. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xác định đúng thẩm quyền và chủ động thời gian nộp để không ảnh hưởng kế hoạch tổ chức.