Báo giá tổ chức sự kiện tại Ngọc Nam Event

Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch đến triển khai thực tế. Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện chính là ngân sách. Việc nắm rõ báo giá tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng hoạch định chi phí, kiểm soát ngân sách và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Với kinh nghiệm tổ chức đa dạng các sự kiện từ nhỏ đến lớn, Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ trọn gói với mức giá hợp lý, cam kết mang đến giải pháp tối ưu, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các hạng mục chi phí và báo giá chi phí tổ chức sự kiện tại Ngọc Nam Event.

I. Báo giá tổ chức sự kiện gồm những chi phí nào?

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chi phí là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức cân đối ngân sách và kiểm soát quá trình thực hiện. Một bảng báo giá tổ chức sự kiện thường bao gồm ba nhóm chi phí chính: chi phí thực, chi phí ngầm và phí quản lý. Hiểu rõ từng hạng mục chi phí này sẽ giúp bạn có một kế hoạch tài chính minh bạch, tránh phát sinh không mong muốn.

1. Báo giá tổ chức sự kiện – Chi phí thực

Chi phí thực là khoản chi trực tiếp liên quan đến việc tổ chức sự kiện, bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết để triển khai chương trình. Đây là các chi phí có thể nhìn thấy rõ ràng và được tính toán ngay từ đầu. Trước tiên, chi phí thuê địa điểm là một phần quan trọng, tùy vào quy mô sự kiện mà có thể chọn nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc không gian ngoài trời. Tiếp theo là chi phí sản xuất bao gồm trang thiết bị, vật dụng trang trí, bàn ghế, nhà bạt, sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Ngoài ra, các khoản chi cho nhân công thực hiện như kỹ thuật viên, đội dàn dựng cũng thuộc nhóm chi phí thực. Một yếu tố không thể bỏ qua là thực đơn phục vụ khách mời, với các lựa chọn phổ biến như tiệc buffet, set menu hoặc tiệc trà. Việc nắm rõ chi phí thực sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với ngân sách.

2. Báo giá tổ chức sự kiện – Chi phí ngầm

Chi phí ngầm là những khoản phí không thể hiện rõ trong báo giá ban đầu nhưng lại chiếm tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi phí tổ chức sự kiện. Một trong những khoản phí ngầm quan trọng nhất là khấu hao thiết bị, tức là việc sử dụng các trang thiết bị có thể gây hao mòn theo thời gian, dẫn đến chi phí bảo trì, sửa chữa. Ngoài ra, chi phí tồn kho, lưu kho cũng là một phần đáng kể, đặc biệt khi cần dự trữ các vật dụng trang trí hoặc thiết bị sự kiện để sử dụng trong nhiều chương trình khác nhau. Bên cạnh đó, chi phí hoa hồng cho các bên trung gian, nhà cung cấp hay phí gặp gỡ khách hàng cũng thường không được liệt kê công khai. Một số sự kiện còn phát sinh chi phí cơ hội – tức là khoản tiền mất đi do lựa chọn một phương án thay vì phương án khác có thể mang lại lợi ích cao hơn. Việc hiểu rõ và thống kê các chi phí ngầm giúp doanh nghiệp tránh bị động về tài chính, đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.

3. Báo giá tổ chức sự kiện – Phí quản lý

Phí quản lý là khoản chi dành cho việc kiểm soát và vận hành toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch. Khoản phí này thường được tính theo phần trăm trên tổng giá trị hợp đồng, dao động từ 3% – 10% tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Một phần quan trọng trong phí quản lý là chi phí dành cho đội ngũ giám sát, điều phối, đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đúng tiến độ. Ngoài ra, đây cũng là nguồn ngân sách dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hay thay đổi yêu cầu từ khách hàng. Việc có một khoản phí quản lý hợp lý giúp doanh nghiệp không bị động khi gặp rủi ro, đồng thời đảm bảo chất lượng và sự chuyên nghiệp trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Hệ thống báo giá tổ chức sự kiện trọn gói

II. Các hạng mục cần lưu ý khi nhận báo giá tổ chức sự kiện

Khi nhận báo giá tổ chức sự kiện, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến tổng chi phí mà còn cần xem xét kỹ các hạng mục cụ thể để tránh thiếu sót hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Dưới đây là những hạng mục quan trọng mà bạn cần đặc biệt lưu ý.

1. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí và thành công của sự kiện. Tùy vào tính chất chương trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn hội trường, khách sạn, trung tâm sự kiện hoặc không gian ngoài trời. Mỗi địa điểm có mức giá khác nhau, phụ thuộc vào vị trí, diện tích, thời gian thuê và các tiện ích đi kèm như bãi đỗ xe, hệ thống điều hòa, sân khấu có sẵn. Khi nhận báo giá, cần kiểm tra kỹ các khoản chi phí phụ như phí phục vụ, phí vệ sinh sau sự kiện, phí điện nước phát sinh để tránh bị đội giá.

2. In ấn và thiết kế

Một sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu các ấn phẩm in ấn như thiệp mời, vé mời, banner, backdrop, tờ rơi và tài liệu chương trình. Ngoài chi phí in ấn, doanh nghiệp cũng cần tính đến phí thiết kế, chỉnh sửa, đặc biệt với những sự kiện yêu cầu sáng tạo cao. Báo giá in ấn thường phụ thuộc vào chất liệu, số lượng và kích thước sản phẩm. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn in với số lượng lớn hoặc sử dụng các chất liệu tối ưu mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ.

3. Dàn dựng và trang trí

Hạng mục này bao gồm nhiều yếu tố như sân khấu, cổng chào, thảm đỏ, hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, nhà bạt và bàn ghế. Chi phí dàn dựng phụ thuộc vào kích thước, chất lượng và mức độ phức tạp của thiết kế. Một số sự kiện đòi hỏi sân khấu lớn, hiệu ứng ánh sáng đặc biệt, hoặc trang trí theo chủ đề riêng, dẫn đến chi phí cao hơn. Khi nhận báo giá, cần kiểm tra rõ hạng mục nào đã bao gồm trong gói dịch vụ và những khoản nào có thể phát sinh thêm.

4. Nhân sự sự kiện

Đội ngũ nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của chương trình. Các vị trí cần thiết trong một sự kiện gồm MC, PG, PB, ca sĩ, vũ đoàn, đội ngũ kỹ thuật và nhân sự hậu cần. Chi phí thuê nhân sự phụ thuộc vào số lượng, kinh nghiệm và thời gian làm việc. Ngoài ra, một số sự kiện đặc biệt có thể cần đến chuyên gia trong ngành hoặc khách mời nổi tiếng, làm tăng ngân sách. Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng nhân sự cần thiết để tránh thuê dư thừa hoặc thiếu hụt trong quá trình tổ chức.

Hệ thống báo giá tổ chức sự kiện trọn gói

III. Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại Ngọc Nam Event

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo chất lượng chương trình chuyên nghiệp. Ngọc Nam Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu, cung cấp dịch vụ trọn gói với báo giá minh bạch, đội ngũ chuyên nghiệp và hệ thống thiết bị hiện đại. Dưới đây là những lợi ích khi khách hàng lựa chọn dịch vụ của Ngọc Nam Event.

1. Báo giá minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn

Một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp e ngại khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện là chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Tại Ngọc Nam Event, mọi chi phí đều được tính toán chi tiết ngay từ đầu, giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng về ngân sách. Từ chi phí địa điểm, in ấn, thiết kế, trang trí cho đến nhân sự, tất cả đều được liệt kê minh bạch trong báo giá. Đặc biệt, Ngọc Nam Event cam kết không thu thêm bất kỳ khoản phí ẩn nào sau khi ký hợp đồng, đảm bảo khách hàng không phải lo lắng về các khoản chi tiêu không rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và tránh những rủi ro tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.

2. Đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm

Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ thực hiện. Ngọc Nam Event tự hào sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, từ các chuyên viên tổ chức, điều phối cho đến MC, PG, PB, ca sĩ, vũ đoàn. Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ, Ngọc Nam Event hiểu rõ từng bước trong quá trình triển khai, từ việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến dàn dựng sân khấu, xử lý các tình huống phát sinh. Đội ngũ nhân viên luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, sáng tạo và linh hoạt để mang đến một chương trình trọn vẹn, chuyên nghiệp. Đặc biệt, Ngọc Nam Event luôn cập nhật xu hướng mới trong ngành tổ chức sự kiện để mang lại trải nghiệm ấn tượng cho khách hàng.

3. Thiết bị hiện đại, đáp ứng mọi quy mô sự kiện

Bên cạnh yếu tố con người, chất lượng trang thiết bị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên sự kiện chuyên nghiệp. Ngọc Nam Event đầu tư mạnh vào hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, sân khấu di động, máy chiếu, nhà bạt, bàn ghế,… đáp ứng mọi quy mô sự kiện từ nhỏ đến lớn. Tất cả các thiết bị đều được bảo trì, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng để đảm bảo vận hành ổn định, tránh sự cố kỹ thuật trong quá trình tổ chức. Ngoài ra, Ngọc Nam Event còn có kho thiết bị phong phú, sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu đặc biệt từ khách hàng như hiệu ứng ánh sáng nghệ thuật, công nghệ trình chiếu hiện đại hay sân khấu thiết kế theo chủ đề riêng. Với hệ thống trang thiết bị tiên tiến, Ngọc Nam Event cam kết mang đến không gian sự kiện ấn tượng, chuyên nghiệp và đáng nhớ.

IV. Liên hệ nhận báo giá tổ chức sự kiện tại Ngọc Nam Event

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tận tâm và đáng tin cậy, Ngọc Nam Event chính là lựa chọn hoàn hảo. Với báo giá minh bạch, đội ngũ chuyên nghiệp và trang thiết bị hiện đại, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một sự kiện ấn tượng, chất lượng và thành công. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một hội nghị, tiệc tất niên, khai trương hay chương trình biểu diễn, Ngọc Nam Event luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ tận tình.

Hệ thống báo giá tổ chức sự kiện trọn gói

Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn chi tiết và báo giá tốt nhất:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: https://sukienngocnam.com.vn/

Ngọc Nam Event – Đối tác tin cậy cho mọi sự kiện chuyên nghiệp!

Lời kết

Một sự kiện thành công không chỉ phụ thuộc vào nội dung hấp dẫn mà còn cần một kế hoạch tài chính rõ ràng và hợp lý. Với báo giá tổ chức sự kiện tại Ngọc Nam Event, khách hàng có thể dễ dàng lựa chọn dịch vụ phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng chuyên nghiệp. Từ chi phí thực, chi phí ngầm đến phí quản lý, tất cả đều được tính toán minh bạch, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Ngọc Nam Event để nhận báo giá chi tiết và tư vấn tận tình. Sự kiện của bạn – trách nhiệm của chúng tôi, cam kết mang đến trải nghiệm đáng nhớ và thành công trọn vẹn.