Các bước hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp chuẩn

Hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp là một loạt các bước và hoạt động liên quan đến việc tổ chức một sự kiện, từ việc xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện đến việc hoàn thành các chi tiết về chuẩn bị và tổ chức chính thức của sự kiện. Bao gồm các bước như xác định nội dung và mục tiêu, chọn địa điểm và ngày giờ, xây dựng kế hoạch chi tiết, tiến hành chuẩn bị và tổ chức sự kiện, quản lý và đánh giá sau sự kiện.

Qua bài viết hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp sau đây, quý doanh nghiệp sẽ dễ hình dung hơn về các bước thực hiện tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và thành công.

Tổ chức sự kiện chúc mừng sinh nhật Sabaco

Là một trong những công ty nổi bật trong ngành sự kiện, Công ty TNHH Dịch vụ và Sự kiện Ngọc Nam (Ngọc Nam Event) có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó, đúc kết ra được một quy trình hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp cơ bản được chia làm các giai đoạn sau:

Hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện

Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần phải suy nghĩ về mục đích của sự kiện, những đối tượng mà bạn muốn tạo ra liên kết với sự kiện và cách mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của sự kiện đến đối tượng đó.

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện. Căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau: quy mô của sự kiện, chủ đề, địa điểm…

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện.Doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự, để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện Super Mom

Đặc biệt quý doanh nghiệp cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của sự kiện, Ngọc Nam Event sẽ hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp với các bộ phận chuyên nghiệp từ âm thanh, đồ họa đến ánh sáng, đèn led…Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện.

Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phân chia đơn vị hợp lý giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công

Hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp trong giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các ban bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn, tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng

Một sự kiện thường mất khoảng 1-2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động: dựng sân khấu, thuê pg, đồng phục, liên lạc với các bên liên quan và gửi thiệp mời.

Công tác chuẩn bị dàn dựng sân khấu của một sự kiện

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Checklist là công việc cần thiết để đảm bảo sự kiện được diễn ra theo kế hoạch

Hướng dẫn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp trong giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện lễ hội hóa trang thành công tốt đẹp

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Xem thêm: 5 Bí Kíp Tối Ưu Kinh Phí Trong Tổ Chức Sự Kiện

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

“Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp”

• Hotline: 0903.255.088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.com.vn
• Website: sukienngocnam.com.vn