Tin tức

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện – Các thủ tục cần thiết

18 Th11, 2024

Tác giả: Heaven Trường

Tổ chức sự kiện không chỉ là một công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tổ chức chuyên nghiệp mà còn cần tuân thủ các quy định pháp lý của nhà nước. Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một trong những thủ tục quan trọng để bảo đảm sự kiện diễn ra hợp pháp và tránh các rủi ro không đáng có. Vậy quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm những bước nào? Cần chuẩn bị những thủ tục gì? Hãy cùng khám phá trong bài viết này.

I. Nhu cầu xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xu hướng tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để các sự kiện diễn ra hợp pháp và đúng quy định, việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là rất quan trọng.

Những yếu tố sau đây thúc đẩy nhu cầu xin giấy phép tổ chức sự kiện:

– Sự phát triển của nền kinh tế: Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ hoặc tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

– Nhu cầu quảng bá và xây dựng thương hiệu: Doanh nghiệp luôn tìm kiếm các cơ hội để quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình qua các sự kiện. Việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hợp pháp sẽ giúp tăng thêm uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác.

– Nhu cầu giải trí và giao lưu văn hóa: Với sự thay đổi trong nhu cầu giải trí của cộng đồng, các sự kiện văn hóa, thể thao, giải trí trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống xã hội, đẩy mạnh sự cần thiết của việc xin giấy phép tổ chức các sự kiện này.

Thủ tục đăng ký giấy phép tổ chức sự kiện mới nhất

II. Những sự kiện cần phải thực hiện quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Không phải mọi sự kiện đều cần xin giấy phép, tuy nhiên, các sự kiện có quy mô lớn hoặc có ảnh hưởng đến cộng đồng, an ninh, trật tự xã hội đều phải thực hiện xin giấy phép. Một số sự kiện yêu cầu giấy phép tổ chức bao gồm:

Các cuộc họp báo, ra mắt sản phẩm: Đây là các sự kiện có mục đích công khai giới thiệu sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp, cần được cấp phép từ các cơ quan chức năng.
Roadshow, chương trình diễu hành: Các sự kiện này không chỉ có ảnh hưởng đến giao thông mà còn liên quan đến an ninh công cộng, vì vậy việc xin phép là bắt buộc.
Lễ hội, triển lãm, hội chợ: Những sự kiện quy mô lớn này cần có sự giám sát và kiểm soát của các cơ quan chức năng nhằm đảm bảo an toàn cho người tham gia.
Trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật: Các sự kiện nghệ thuật, ca nhạc, trình diễn thời trang cũng cần giấy phép vì chúng liên quan đến bản quyền tác phẩm và yêu cầu về mặt an toàn cho người tham gia.
Các cuộc thi sắc đẹp: Những sự kiện này cũng có yêu cầu cao về giấy phép để đảm bảo các tiêu chuẩn về quyền lợi và công bằng.

Tuy nhiên, các sự kiện mang tính chất cá nhân, như đám cưới, sinh nhật hoặc liên hoan trong phạm vi gia đình hoặc nhóm nhỏ sẽ không cần phải xin giấy phép.

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo

III. Các loại hồ sơ xin đăng ký giấy phép tổ chức sự kiện

Để thực hiện quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm các giấy tờ cơ bản sau:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng).
Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép (bản chính có dấu đỏ).
Kịch bản nội dung sự kiện (bản chính có dấu đỏ).
Văn bản cam kết thực thi đầy đủ các quy định của pháp luật về quyền tác giả hoặc bản sao hợp đồng với tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả (bản chính có dấu đỏ).
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện (bản sao có công chứng).

Ngoài các giấy tờ trên, khi tổ chức sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau, cần bổ sung thêm các hồ sơ cụ thể:

1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị

Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị.

Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định.

Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo.

Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn tổ chức.

2. Tổ chức họp báo

Đơn xin phép họp báo gồm mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, người thuyết trình, người chủ trì (họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.

Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng).

Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…).

Thời gian cấp 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

3. Tổ chức trình diễn thời trang

Đơn xin phép trình diễn thời trang.

Danh sách người mẫu.

Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn.

Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn).

Hợp đồng địa điểm tổ chức.

4. Tổ chức biểu diễn ca nhạc

Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?

Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng).

Hợp đồng thuê địa điểm.

Thời gian cấp 7 ngày (không kể ngày nghỉ).

5. Thủ tục cấp giấy phép triển lãm

Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức triển lãm, nêu rõ thời gian và địa điểm tổ chức.

Danh mục tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm, kích thước tác phẩm và chất liệu nếu có tác phẩm kích thước từ 9 x 12 cm trở lên.

Mẫu giấy mời để mời khách tham gia triển lãm.

Bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.

Giấy tờ liên quan đến tổ chức, cá nhân nước ngoài nếu có (dịch ra tiếng Việt và hợp pháp lãnh sự).

Thời gian cấp 10 ngày (không kể ngày nghỉ). Trường hợp từ chối cấp giấy phép, cơ quan cấp phép phải trả lời bằng văn bản.

6. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

Công văn xin cấp phép tổ chức sự kiện.

Đề án tổ chức chương trình.

Văn bản chứa ý kiến từ các cơ quan có liên quan.

Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai tổ chức chương trình (nếu có).

Chi phí xin giấy phép tổ chức sự kiện mới nhất

IV. Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện cơ bản

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

Trước khi tiến hành xin giấy phép tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan cấp phép. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ bắt buộc như bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện, kịch bản sự kiện, hợp đồng thuê địa điểm, văn bản cam kết về quyền tác giả và các giấy tờ bổ sung tùy theo loại sự kiện. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng để quá trình xin cấp phép diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí liên quan

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện. Có ba phương thức nộp hồ sơ chính:

Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý: Bạn có thể đến trực tiếp cơ quan cấp phép, chẳng hạn như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, để nộp hồ sơ. Cơ quan này sẽ kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh: Nếu bạn không thể đến trực tiếp cơ quan quản lý, có thể gửi hồ sơ qua dịch vụ chuyển phát nhanh để đảm bảo hồ sơ đến nơi kịp thời.
Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ Công: Một số địa phương và cơ quan đã triển khai hệ thống nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ Công. Bạn chỉ cần đăng nhập và nộp hồ sơ qua hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Lưu ý rằng các hồ sơ liên quan đến tổ chức sự kiện triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm sẽ phải được gửi đến Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch nếu tổ chức ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ngoài ra, trong hồ sơ nộp phải có lệ phí theo quy định, tùy vào quy mô và loại sự kiện tổ chức.

Bước 3: Chờ xét duyệt hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ cần chờ cơ quan có thẩm quyền xét duyệt. Trong quá trình này, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu thêm thông tin bổ sung hoặc yêu cầu bạn điều chỉnh một số nội dung trong hồ sơ nếu chưa đầy đủ hoặc chưa đúng yêu cầu.

Thời gian xét duyệt hồ sơ thường kéo dài khoảng 7 đến 10 ngày làm việc, tuy nhiên, có thể lâu hơn tùy vào độ phức tạp của sự kiện và các yếu tố liên quan khác.

Bước 4: Nhận kết quả và giấy phép tổ chức sự kiện

Sau khi hồ sơ được xét duyệt và đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép tổ chức sự kiện cho bạn. Người nộp hồ sơ cần đến trực tiếp cơ quan cấp phép vào ngày hẹn để nhận kết quả. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đáp ứng yêu cầu cấp phép, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và lý giải nguyên nhân từ chối cấp phép. Trong trường hợp bị từ chối, bạn có thể chỉnh sửa hoặc bổ sung các thông tin thiếu sót và nộp lại hồ sơ để xin phép lần nữa.

V. Lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Thời gian tiếp nhận hồ sơ có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất sự kiện và cơ quan cấp phép. Thông thường, hồ sơ phải được nộp ít nhất 10 ngày trước sự kiện, nhưng một số sự kiện như họp báo có thể chỉ cần 3 ngày. Đối với những sự kiện cần duyệt phác thảo, thời gian cần ít nhất 30 ngày trước sự kiện.

Do đó, bạn nên dự trù thời gian để tránh rủi ro không mong muốn. Hãy đảm bảo rằng các thông tin trong hồ sơ xin giấy phép là rõ ràng, trung thực và chính xác.

VI. Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện chuẩn, nhanh gọn

Ngọc Nam Event tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giúp các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng hoàn thành thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và chính xác. Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật và thủ tục cần thiết để xin giấy phép cho các loại sự kiện như hội thảo, hội nghị, ca nhạc, triển lãm, sự kiện thể thao và nhiều loại hình khác.

Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng từ bước đầu chuẩn bị hồ sơ, xác định các giấy tờ cần thiết, đến việc nộp đơn và theo dõi tiến trình xin phép. Mọi thủ tục đều được thực hiện nhanh gọn, tiết kiệm thời gian cho khách hàng và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, tuân thủ các yêu cầu của cơ quan chức năng. Bằng sự chuyên nghiệp và tận tâm, Ngọc Nam Event sẽ là đối tác tin cậy trong mọi công tác tổ chức sự kiện của bạn.

Để được hỗ trợ và tư vấn về dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện hoặc dịch vụ tổ chức sự kiện, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Ngọc Nam Event. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và thành công.