Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện tất niên – 5 điều cần chuẩn bị

14 Th3, 2023
 Tác giả: Đỗ Dung

Tổ chức sự kiện tất niên là hoạt động tổ chức buổi tiệc, lễ hội kết thúc một năm và chào đón năm mới theo truyền thống Việt Nam. Thông thường, sự kiện tất niên được tổ chức vào đêm giao thừa (tức đêm 30 Tết) hoặc trong khoảng thời gian từ ngày 23 đến 30 Tết âm lịch.

Tổ chức sự kiện tất niên thường có sự tham gia của đại gia đình, bạn bè, đồng nghiệp cùng nhau thưởng thức các món ăn truyền thống, chia sẻ niềm vui, kỷ niệm và mong muốn cho một năm mới đầy may mắn, hạnh phúc. Trong các doanh nghiệp, sự kiện tất niên cũng là dịp để đánh giá kết quả hoạt động trong năm vừa qua và triển khai kế hoạch cho năm mới.

Việc tổ chức sự kiện tất niên là một phần quan trọng trong văn hóa truyền thống của người Việt, giúp tạo ra không khí đón xuân mới, sum vầy, đoàn viên và kết nối tình cảm giữa mọi người.

Tại sao nên tổ chức sự kiện tất niên cho công ty bạn?

Cuối năm thường gắn liền với việc tổng kết các hoạt động của cả năm, những thành quả đạt được, những gì chưa đạt được, những khen thưởng kỷ luật. Đây chính là dịp bạn tổ chức 1 bữa tiệc cuối năm để tất cả mọi thành viên trong công ty ngồi lại với nhau nhìn lại những điều đã đi qua trong 1 năm.

tổ chức sự kiên tất niên

Tiệc cuối năm của công ty Alphatrans Co,Ltd.

Các bước để tổ chức sự kiện tất niên thành công

Xác định mục tiêu của sự kiện

Mỗi năm, công ty có rất nhiều sự kiện diễn ra. Việc tổ chức sự kiện tất niên không có gì mới mẻ sẽ khó gây ấn tượng và thu hút cho các thành viên trong công ty. Vậy nên, bạn cần xác định mục tiêu concept của sự kiện tất niên này. Bạn nên nghĩ về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất với ý tưởng độc đáo, mới mẻ. Đây là “xương sống” cho tất cả sự chuẩn bị về sau như thiết kế thiệp mời, trang hoàng không gian, sân khấu hoặc xây dựng thực đơn Tiệc tất niên…

tổ chức sự kiện tất niênẢnh minh họa tổ chức sự kiện tất niên

Lên kế hoạch và thiết kế sự kiện

Kế hoạch tiệc Tất niên (Year-end Party) gồm 2 loại kịch bản là: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

  • Kịch bản tổng quát: là kịch bản chứa các nội dung bao quát về các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để tiện quản lý lịch trình chung hoặc các bên liên qua khác như âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu,… để họ nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị phù hợp.
  • Kịch bản chi tiết: hay còn gọi là kịch bản MC tiệc Tất niên. Trong đó, có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
tổ chức sự kiện tất niên

Tiệc tất niên và kỉ niệm 20 năm Manulife Vietnam

Thiết kế một sự kiện tất niên sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

  • Thời gian: Cho biết thời lượng của một tiết mục kèm theo nội dung từ mấy giờ đến mấy giờ.
  • Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
  • Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
  • Người thực hiện: Tên người thực hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
  • Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
  • Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Tìm kiếm và chọn địa điểm phù hợp

Khi xác định tổ chức sự kiện tất niên tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là giai đoạn có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt. Việc tìm và đặt chỗ trước có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí, cơ hội tìm được vị trí cũng cao hơn các ngày cận Tết.

Nếu muốn tổ chức tiệc Tất niên tại các không gian trong nhà, bạn có thể khảo sát các địa điểm như: Trung tâm hội nghị, Khách sạn có sảnh tiệc đủ rộng, Nhà hàng sân vườn, Quán bar, Beer-Club,…

Tổ chức sự kiện tất niên tại không gian ngoài trời có thể tham khảo các địa điểm: Khu du lịch sinh thái, Bãi biển,…

Tổ chức tiệc tất niên công ty cuối năm

Tổ chức tiệc tất niên trong nhà

Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết Nguyên đán khoảng 2 – 3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18 giờ – 20 giờ.

Lựa chọn menu và trang trí phù hợp cho tổ chức sự kiện tất niên của bạn

Việc lựa chọn menu và trang trí phù hợp cho tổ chức sự kiện tất niên của bạn rất quan trọng để tạo nên một bữa tiệc hoàn hảo và đầy ý nghĩa. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể tham khảo:

  1. Menu
  • Chọn các món ăn truyền thống như bánh chưng, nem rán, thịt kho tàu, gà quay, chả giò, xôi gấc,…
  • Nếu có khách nước ngoài, bạn có thể sắp xếp thêm các món ăn phù hợp với khẩu vị của họ, ví dụ như sushi, salad, pizza, pasta,…
  • Đảm bảo đủ các món ăn chính, phụ, tráng miệng và đồ uống cho khách thưởng thức.
  1. Trang trí
  • Chọn những màu sắc chủ đạo của mùa tết như đỏ, vàng, trắng, xanh lá cây để trang trí.
  • Sử dụng các loại hoa quả, trái cây tươi ngon như táo, cam, bưởi, xoài, đu đủ để trang trí bàn tiệc.
  • Bố trí đèn lồng, băng rôn, hoa đào, cành mai, hoa lan và các vật dụng trang trí khác phù hợp với không gian tổ chức tiệc tất niên.

Đây là những gợi ý cơ bản, tuy nhiên bạn có thể linh hoạt thay đổi, tùy theo ý thích và ngân sách của mình để tổ chức sự kiện tất niên đầy ấn tượng và đáp ứng được sự mong đợi của khách mời.

Những lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện tất niên thành công

Chúng ta đã từng nghe rất nhiều về tổ chức sự kiện tất niên thành công nhưng việc chuẩn bị cho một sự kiện như vậy là một quá trình phức tạp. Để đảm bảo rằng mọi thứ được tốt nhất và sự kiện thành công, chúng ta cần lưu ý một số điều quan trọng.

Đầu tiên, chúng ta cần xác định mục tiêu của sự kiện. Việc này sẽ giúp chúng ta có một kế hoạch đáng tin cậy để đạt được mục tiêu cụ thể của chúng ta. Mục tiêu có thể là gì đó như thu hút đội ngũ nhân viên mới, gia tăng sức mua của doanh nghiệp hoặc tổ chức một sự kiện thật to lớn. Việc xác định mục tiêu giúp chúng ta đưa ra kế hoạch đúng đắn và tận dụng tốt các nguồn lực của chúng ta.

Tiếp theo, chúng ta cần chuẩn bị cho sự kiện với sự tỉ mỉ và chi tiết. Việc chuẩn bị sự kiện có thể bao gồm việc thiết kế trang trí, thiết lập ánh sáng, sử dụng thiết bị âm thanh, và các hoạt động khác. Chúng ta nên chuẩn bị sở hữu tất cả

TOP 10 Ý Tưởng Tổ Chức Tiệc Tất Niên Cuối Năm Hay Nhất 2023

White Year-End-Party

Kết luận

Tổ chức sự kiện tất niên là sự kiện quan trọng nó không chỉ đơn thuần là một buổi lễ trang trọng mà nó còn góp phần tạo động lực, khuyến khích khen thưởng những thành viên trong công ty, những cá nhân tập thể đã có những cống hiến quan trọng trong công ty.

Đây là cơ hội để mọi người trong công ty hiểu nhau hơn, để đối tác có cái nhìn mới mẻ hơn về công ty bạn. Việc tổ chức sự kiện cuối năm cũng là một phương thức để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đến đông đảo công chúng.

5/5 - (1 bình chọn)

Mọi chi tiết cụ thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & SỰ KIỆN NGỌC NAM

Tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín chuyên nghiệp