Giấy phép tổ chức sự kiện

Quy trình và thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện quan trọng bạn cần biết

14 Th8, 2024

Tác giả: Heaven Trường

Tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần phải có giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trong bài viết này, Sự kiện Ngọc Nam sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện hiện nay bao gồm các yêu cầu hồ sơ, các cơ quan cấp phép và quy trình thực hiện.

1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản pháp lý cho phép một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện tại một địa điểm cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Giấy phép này thường được cấp bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Việc có giấy phép không chỉ giúp sự kiện diễn ra một cách hợp pháp mà còn tạo sự tin cậy và uy tín cho đơn vị tổ chức. Ngoài ra, khi có giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp còn được pháp luật bảo hộ khỏi các hành vi quấy rối, phá hoại hoặc ăn cắp bản quyền.

Trong trường hợp sự kiện không có giấy phép nhưng vẫn tổ chức, đơn vị tổ chức sẽ phải đối mặt với các biện pháp xử phạt theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Ngọc Nam Event

Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của sự kiện mà hồ sơ xin giấy phép sẽ được nộp tại các cơ quan chức năng khác nhau. Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về cơ quan cấp phép để tiến hành nộp hồ sơ một cách chính xác và hiệu quả.

– Bộ / Sở thông tin truyền thông: Dành cho các sự kiện như họp báo, công bố, tuyên truyền hoặc sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài lãnh thổ.

– Bộ / Ban chỉ huy quân sự / Bộ tư lệnh công binh / Tổng cục (cục) an ninh: Dành cho các sự kiện có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa hoặc sự kiện có sự tham gia của chính phủ.

– Sở văn hóa và thể thao du lịch: Dành cho các sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập.

– Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Dành cho các sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và đã đăng ký bản quyền.

Ngoài các cơ quan trên, một số sự kiện nhỏ hơn, như tổ chức tại trường học, hội chợ, cần được xét duyệt từ ban quản lý, hiệu trưởng hoặc chủ sở hữu địa điểm. Các chương trình tụ tập đông người cũng cần báo cáo với cơ quan trật tự an toàn đô thị.

3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Ngọc Nam Event

Việc tổ chức một sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện là một bước quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra hợp pháp và suôn sẻ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm các loại sự kiện khác nhau và các tài liệu bổ sung cần thiết.

Các tài liệu cơ bản trong hồ sơ xin cấp giấy phép

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Xác nhận tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức sự kiện.
Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện: Đơn này cần đứng tên đơn vị xin phép và nêu rõ thông tin về sự kiện.
Kịch bản nội dung sự kiện: Chi tiết về các hoạt động và chương trình diễn ra trong sự kiện.
Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng): Xác nhận thỏa thuận giữa đơn vị tổ chức và khách hàng.
Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện: Nếu sự kiện được tổ chức theo yêu cầu của khách hàng, giấy ủy quyền chứng minh sự đồng ý của khách hàng.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện: Xác nhận việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Yêu cầu hồ sơ theo loại sự kiện – thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức họp báo

Đơn xin phép họp báo: Phải nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung họp báo, người thuyết trình, người chủ trì (họ và tên, chức vụ) và đối tượng khách mời.
Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng): Xác nhận tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức.
Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo: Như giấy phép biểu diễn, khuyến mãi nếu có.
Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức hội thảo, hội nghị

Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị: Xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức.
Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định: Đơn xin cấp phép cần được điền đầy đủ thông tin theo mẫu.
Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo: Cung cấp chi tiết về nội dung và kế hoạch tổ chức.

Tổ chức trình diễn thời trang

Đơn xin phép trình diễn thời trang: Đề nghị cấp phép cho sự kiện trình diễn thời trang.
Danh sách người mẫu: Thông tin chi tiết về các người mẫu tham gia sự kiện.
Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn: Mô tả chi tiết về các trang phục sẽ được trình diễn.
Tổ chức phúc khảo: Cần thực hiện ít nhất 5 ngày trước ngày diễn.
Hợp đồng địa điểm tổ chức: Xác nhận việc thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Thẩm quyền cấp phép: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ cấp phép cho các đoàn nghệ thuật thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài và nghệ sĩ ở nước ngoài định cư tại Việt Nam. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép cho các đoàn nghệ thuật địa phương và nghệ sĩ Việt Nam định cư ở nước ngoài biểu diễn tại địa phương.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

Đơn xin phép: Nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo và việc bán vé hay không.
Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng): Xác nhận tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức.
Hợp đồng thuê địa điểm: Xác nhận việc thuê địa điểm tổ chức biểu diễn.
Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức triển lãm

Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm: Nêu rõ thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức triển lãm.
Danh mục những tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm: Bao gồm kích thước và chất liệu của các tác phẩm. Nếu tác phẩm có kích thước từ 9 x 12 cm trở lên, cần mô tả chi tiết về chất liệu và kích thước.
Mẫu giấy mời: Mời các khách mời tham gia sự kiện.
Bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện: Cam kết tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Nếu là tổ chức, cá nhân nước ngoài: Cần có văn bản liên quan đến tổ chức hoặc cá nhân, chương trình sự kiện và các tài liệu này cần được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự.
Thời gian cấp: 10 ngày (không kể ngày nghỉ). Trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản cho chủ thể.

Tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài

Công văn xin cấp phép tổ chức sự kiện: Đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài.
Đề án tổ chức chương trình: Mô tả chi tiết về sự kiện và các hoạt động diễn ra.
Văn bản chứa ý kiến từ các cơ quan có liên quan: Để đảm bảo các yêu cầu và quy định được tuân thủ.
Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai tổ chức chương trình (nếu có): Nếu sự kiện có sự tham gia của đơn vị đăng cai tổ chức.

4. Quy trình thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Ngọc Nam Event

Để xin giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện như đã nêu ở phần trên. Hồ sơ phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo không thiếu sót bất kỳ tài liệu nào để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện theo 3 hình thức sau:

Nộp trực tiếp: Tại cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Chuyển phát nhanh: Gửi qua dịch vụ bưu điện.
Nộp online: Qua Cổng Dịch vụ Công.

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đóng lệ phí theo quy định của cơ quan quản lý. Lệ phí này có thể khác nhau tùy vào loại sự kiện và cơ quan cấp phép.

Bước 3: Chờ xét duyệt hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được biên nhận hồ sơ. Cơ quan chức năng sẽ xem xét và phê duyệt hồ sơ trong thời gian quy định. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc không đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả

Khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan chức năng. Giấy phép này là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp tiến hành tổ chức sự kiện theo kế hoạch.

Nếu hồ sơ không đạt, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản từ cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xem xét lại hồ sơ, hoàn thiện các yêu cầu bổ sung và nộp lại.

5. Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Ngọc Nam Event

Theo quy định, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện phải được nộp trước ít nhất 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, đối với các sự kiện có yêu cầu đặc biệt như chương trình thời trang, việc duyệt phác thảo trang phục có thể yêu cầu thời gian chuẩn bị lâu hơn, ít nhất là 30 ngày trước ngày diễn ra sự kiện.

Việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một bước quan trọng và không thể thiếu để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp và thành công. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các quy định về thời hạn nộp hồ sơ để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết trên của Ngọc Nam Event sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện và chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện của mình. Nếu bạn có nhu cầu hoặc cần tư vấn chi tiết về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện phù hợp, vui lòng liên hệ chúng tôi!

Xem thêm: Checklist các chi phí tổ chức sự kiện mới nhất

Last Updated on 12 Tháng chín, 2024 by Heaven Trường